Was macht ein Payroll Specialist?
Jeden Monat müssen Löhne und Gehälter pünktlich und korrekt auf den Konten der Beschäftigten landen. Genau dafür sorgen Payroll Specialists, im deutschen Sprachgebrauch auch Lohn- und Gehaltsbuchhalter genannt. Sie pflegen die Personalstammdaten, erfassen Ein- und Austritte, Elternzeiten, Krankheitsfälle und Änderungen bei Steuerklasse oder Krankenkasse. Sie rechnen variable Bestandteile ab: Überstunden, Schicht- und Nachtzuschläge, Provisionen, Prämien, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen.
Der Monatsablauf ist getaktet. In der ersten Hälfte kommen Zeitwirtschaftsdaten und Meldungen aus der Personalabteilung herein, dann folgt der Abrechnungslauf im System, meist SAP HCM, DATEV Lohn und Gehalt, Personio oder eine vergleichbare Software. Danach werden Fehlerlisten geprüft, Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermittelt, die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt geschickt und die Buchungsbelege an die Finanzbuchhaltung übergeben. Dazu kommen Bescheinigungen für Arbeitsagentur, Krankenkassen und Rentenversicherung, Pfändungsberechnungen, Reisekostenabrechnungen und die Begleitung von Betriebsprüfungen durch Rentenversicherung oder Lohnsteueraußenprüfung. Beschäftigte fragen nach, warum netto weniger übrig bleibt als erwartet - Erklären gehört zum Beruf.
Wie wird man Payroll Specialist?
Es gibt keinen eigenen Ausbildungsberuf. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Steuerfachangestellter oder Kaufmann für Versicherungen, und anschließende Einarbeitung in der Abrechnung. Wer aus dem Steuerbüro kommt, bringt das Fachwissen häufig schon mit. Weiterbildungen zum Lohn- und Gehaltsbuchhalter oder zur Fachkraft Personalabrechnung dauern einige Monate und werden von Kammern und privaten Anbietern angeboten. Auch Personalfachkaufleute und Absolventen betriebswirtschaftlicher Studiengänge mit Schwerpunkt Personal steigen ein. Quereinstieg ist möglich, verlangt aber die Bereitschaft, sich in ein trockenes und ständig veränderliches Regelwerk einzuarbeiten.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend Bildschirmarbeit, sitzend, in ruhiger Umgebung. Belastend ist weniger der Körper als der Termindruck: Der Abrechnungstermin ist nicht verschiebbar, und in der heißen Phase des Monats sowie zum Jahreswechsel fallen Überstunden an. Fehler haben unmittelbare Folgen für Menschen, die auf ihr Geld angewiesen sind, und können Nachforderungen von Finanzamt oder Sozialversicherung auslösen. Wer Sorgfalt nicht mag oder mit Zahlenkolonnen nicht arbeiten will, ist hier falsch. Rechtsänderungen kommen jährlich, Fortbildung ist Pflicht und nicht Kür. Verschwiegenheit ist Grundvoraussetzung, weil Gehälter, Pfändungen und Krankheitsdaten durch die Hände gehen.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil bis hoch. Jedes Unternehmen mit Beschäftigten braucht eine Abrechnung, und die Rechtslage ist zu komplex, um sie nebenbei zu erledigen. Fachkräfte mit SAP-Kenntnissen oder Erfahrung in internationaler Abrechnung sind knapp. Automatisierung übernimmt Routineläufe, verschiebt die Arbeit aber zur Prüfung von Sonderfällen und zur Systembetreuung, statt Stellen ersatzlos zu streichen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Beratung bei Lohnabrechnungsdienstleistern und Steuerberatungen, in angrenzende HR-Bereiche oder zur Spezialisierung auf Entsendungen und Auslandsabrechnung. Homeoffice ist in diesem Beruf gut möglich.
