Was macht ein Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Jeden Monat müssen die Beschäftigten eines Betriebs pünktlich und korrekt bezahlt werden. Lohn- und Gehaltsbuchhalter sorgen dafür. Sie pflegen die Personalstammdaten, erfassen Änderungen wie Gehaltserhöhungen, Steuerklassenwechsel, Elternzeit oder Austritte und rechnen variable Bestandteile ab: Überstunden, Schicht- und Nachtzuschläge, Provisionen, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket, Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge.
Die eigentliche Abrechnung läuft über Programme wie DATEV Lohn und Gehalt, SAP HCM, Sage oder Lexware. Das System rechnet, aber die Eingaben und die Prüfung der Ergebnisse liegen beim Menschen. Nach dem Abrechnungslauf gehen die Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt, die Beitragsnachweise an die Krankenkassen und die Zahlungsdatei an die Bank. Dazu kommen Bescheinigungen für Arbeitsagentur, Rentenversicherung und Krankenkassen, die Abrechnung von Krankengeldzuschüssen, Pfändungen und Aushilfsverhältnissen sowie die Betreuung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen. Beschäftigte kommen mit Fragen zur Abrechnung, und diese Fragen wollen verständlich beantwortet werden.
Wie wird man Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Es gibt keinen eigenen Ausbildungsberuf. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, meist Steuerfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement oder Industriekaufmann, gefolgt von einer Weiterbildung zum Lohn- und Gehaltsbuchhalter oder zur Fachkraft für Lohn und Gehalt. Diese Lehrgänge dauern je nach Anbieter drei bis zwölf Monate und finden häufig berufsbegleitend an Abenden oder Wochenenden statt. Anbieter sind Industrie- und Handelskammern, Steuerberaterverbände und private Bildungsträger.
Quereinstieg ist möglich und kommt häufig vor, besonders aus der Finanzbuchhaltung oder der Personalsachbearbeitung. Wer aus einem ganz anderen Feld kommt, braucht in der Regel eine geförderte Umschulung und viel Bereitschaft, sich in Steuer- und Sozialversicherungsrecht einzuarbeiten. Ohne Praxis an einem Abrechnungssystem ist der Einstieg schwer.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist im Kern Detailarbeit unter Termindruck. Der Abrechnungslauf hat ein festes Datum, und wenn Daten fehlen, muss man ihnen hinterherlaufen. In den Tagen vor dem Stichtag sind Überstunden verbreitet, danach wird es ruhiger. Fehler fallen unmittelbar auf, weil sie im Geldbeutel von Kollegen ankommen, und Korrekturen ziehen Rückrechnungen über mehrere Monate nach sich.
Das Recht ändert sich laufend. Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte, Mindestlohn, Regelungen zur Entgeltumwandlung, Meldeverfahren: Wer nicht regelmäßig Fachliteratur liest oder Seminare besucht, hängt nach zwei Jahren hinterher. Gefragt ist außerdem Verschwiegenheit, denn wer Gehälter kennt, kennt vieles über ein Unternehmen. Die Arbeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm und wenig abwechslungsreich in ihrer Grundstruktur.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil und in vielen Regionen höher als das Angebot. Steuerkanzleien und Lohnabrechnungsdienstleister suchen dauerhaft, weil kleine und mittlere Betriebe die Abrechnung auslagern. Automatisierung nimmt Routinetätigkeiten ab, ersetzt aber die rechtliche Beurteilung von Einzelfällen nicht.
Entwicklungswege führen zur Leitung einer Abrechnungsgruppe, zur Spezialisierung auf internationale Entsendungen oder betriebliche Altersversorgung, zum Payroll Consultant bei Softwareanbietern oder über die Weiterbildung zum Personalfachkaufmann in die breitere Personalarbeit. Homeoffice ist in diesem Beruf gut möglich und wird von vielen Arbeitgebern angeboten.
