Was macht ein kaufmännischer Quereinsteiger?
Der Begriff bezeichnet keinen geschützten Beruf, sondern einen Weg in kaufmännische Tätigkeiten. In Finanzen und Controlling übernehmen Quereinsteiger typischerweise Aufgaben, die klar umrissen und erlernbar sind: Eingangsrechnungen prüfen und kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten, offene Posten überwachen, Mahnläufe erstellen, Reisekostenabrechnungen bearbeiten, Kassen- und Bankbuchungen erfassen. Im Controlling kommen Datenpflege, Abweichungsberichte, Kostenstellenauswertungen und die Vorbereitung von Monatsberichten hinzu. Gearbeitet wird überwiegend in ERP-Systemen wie SAP, DATEV, Navision oder branchenspezifischen Lösungen, dazu sehr viel in Excel.
Der Alltag ist stark von Fristen geprägt. Monatsabschluss, Quartalsabschluss, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss geben den Takt vor. In diesen Phasen steigt die Arbeitsdichte deutlich, dazwischen läuft die Routine ruhiger. Vieles ist Detailarbeit, in der Fehler auffallen und Korrekturen Zeit kosten.
Wie wird man kaufmännischer Quereinsteiger?
Drei Wege sind verbreitet. Erstens die geförderte Umschulung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder in Groß- und Außenhandelsmanagement, meist über zwei Jahre mit IHK-Abschluss, häufig über einen Bildungsgutschein der Arbeitsagentur finanziert. Zweitens Zertifikatslehrgänge, etwa Finanzbuchhalter, Lohn- und Gehaltsbuchhalter oder Controlling-Assistenz, dazu SAP-Anwenderschulungen; diese dauern Wochen bis Monate und sind kein Berufsabschluss, werden aber von vielen Arbeitgebern akzeptiert. Drittens der direkte Einstieg als Sachbearbeitung oder Assistenz mit Einarbeitung im Betrieb, häufig zunächst befristet oder über Zeitarbeit.
Akademiker aus anderen Fächern und Menschen mit Vorerfahrung in Verwaltung, Handel oder Gastronomie haben es leichter, weil Zahlenaffinität, Sorgfalt und Softwarekenntnisse übertragbar sind. Ohne jeden Nachweis bleibt der Zugang schwierig, weil auf jede Stelle ausgebildete Bewerber kommen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend sitzend und bildschirmintensiv, körperlich also anspruchslos, geistig aber ermüdend. Wer Monotonie schlecht erträgt, wird mit Kontierung und Abstimmung wenig glücklich. Verlangt werden Genauigkeit, Belastbarkeit in Abschlussphasen, sicheres Deutsch in Schrift und, je nach Unternehmen, Englisch.
Quereinsteiger stoßen zusätzlich auf zwei Hürden. Sie starten oft eine Gehaltsstufe unter Kollegen mit Ausbildung und müssen ihre Eignung länger belegen. Und sie müssen sich Fachwissen nachträglich aneignen, das andere in drei Ausbildungsjahren gelernt haben: Grundzüge des Handelsgesetzbuchs, Umsatzsteuerrecht, Abgrenzungen, Rückstellungen. Wer das nicht nachholt, bleibt in der Beleg-Sachbearbeitung stecken. Die Arbeitszeiten sind dafür verlässlich, meist Gleitzeit ohne Schicht- oder Wochenenddienst, Homeoffice-Anteile sind verbreitet.
Aussichten
Buchhaltungs- und Controllingstellen werden dauerhaft besetzt, in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in Steuerbüros besteht spürbarer Personalmangel, was Quereinsteigern Türen öffnet. Gleichzeitig automatisieren Belegerkennung und Schnittstellen einen Teil der einfachen Erfassungsarbeit weg. Sicher ist, wer über die reine Buchung hinaus etwas kann: Abschlusssicherheit, ein ERP-System wirklich beherrschen, Auswertungen bauen und erklären.
Entwicklungswege führen über die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter oder Controller mit IHK-Abschluss, über Spezialisierung in Lohnabrechnung, Debitorenmanagement oder Konsolidierung, später in die Teamleitung. Ein berufsbegleitendes Studium in Betriebswirtschaft ist die Option für den Schritt in anspruchsvollere Controllingrollen.