Was macht ein Kaufmann für Büromanagement?
Kaufleute für Büromanagement halten den Verwaltungsbetrieb am Laufen. Sie öffnen und verteilen die Post, beantworten Anrufe und E-Mails, legen Vorgänge ab und finden sie wieder, schreiben Protokolle, bestellen Material und rechnen Reisekosten ab. In Schulen, Kitas, Hochschulen und Trägern der freien Wohlfahrtspflege kommen typische Aufgaben des Bildungs- und Sozialbereichs hinzu: Anmeldungen und Kursbelegungen erfassen, Teilnehmerlisten und Anwesenheiten führen, Elternbeiträge oder Kursgebühren abrechnen, Nachweise für Fördermittel zusammenstellen, Verwendungsnachweise vorbereiten. Wer im Sekretariat einer Schule sitzt, versorgt außerdem Kinder mit Pflastern, nimmt Krankmeldungen an und beruhigt aufgebrachte Eltern am Telefon.
Der Alltag besteht aus vielen kleinen Vorgängen, die parallel laufen und ständig unterbrochen werden. Gearbeitet wird mit Textverarbeitung, Tabellen, E-Mail und einer Fachsoftware für Verwaltung, Buchhaltung oder Schülerdaten. Genauigkeit zählt mehr als Tempo, weil Fehler in Abrechnungen und Fristen später Arbeit für andere machen.
Wie wird man Kaufmann für Büromanagement?
Üblich ist die dreijährige duale Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis stellen Betriebe meist mit mittlerem Abschluss ein, öffentliche Arbeitgeber häufig auch mit Abitur. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, etwa Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung, Personalwirtschaft oder Verwaltung und Recht. Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen Teil und einer praxisbezogenen Fachaufgabe.
Quereinstieg kommt vor, vor allem aus verwandten kaufmännischen Berufen, aus dem Handel oder nach Jahren als Bürokraft ohne Abschluss. Eine Umschulung über die Arbeitsagentur oder eine Externenprüfung bei der Kammer sind gangbare Wege. Für Stellen in öffentlichen Einrichtungen wird gelegentlich der Verwaltungsfachangestellte bevorzugt.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist körperlich leicht und mental oft anstrengend. Wer schlecht damit umgehen kann, dass drei Menschen gleichzeitig etwas wollen, wird im Sekretariat unglücklich. Freundlichkeit ist Teil der Arbeit, auch gegenüber Personen, die unfreundlich sind. Im Bildungs- und Sozialbereich sind Stellen häufig geteilt, befristet oder projektfinanziert, und in kleinen Einrichtungen sitzt man allein in der Verwaltung, ohne jemanden, der Vertretung übernimmt.
Die Arbeitszeiten sind in der Regel geregelt, Schichtdienst gibt es nicht, Teilzeit ist verbreitet und meist unproblematisch. Dafür ist die Bezahlung im mittleren Bereich, und der Aufstieg verläuft langsam, weil der Beruf oft als Assistenzfunktion gedacht wird. Stundenlanges Sitzen am Bildschirm belastet Rücken und Augen.
Aussichten
Bürokaufleute werden weiterhin überall gebraucht, die Zahl der Stellen wächst aber nicht, weil Standardvorgänge zunehmend digital ablaufen. Gefragt sind Kräfte, die Fachsoftware sicher beherrschen und Abläufe selbst organisieren, nicht nur abtippen. Weiterentwicklung führt über Spezialisierung in Lohnbuchhaltung, Personalsachbearbeitung, Finanzbuchhaltung oder Fördermittelverwaltung, über Fortbildungen zum Fachwirt oder Bilanzbuchhalter oder über den Wechsel in die Sachbearbeitung einer größeren Verwaltung. Im öffentlichen Dienst und bei kirchlichen Trägern sind Stellen vergleichsweise sicher.