Was macht ein Spezialist Entgeltabrechnung?
Jeden Monat müssen die Gehälter stimmen, pünktlich auf dem Konto sein und rechtlich korrekt abgerechnet werden. Genau darum kümmert sich die Entgeltabrechnung. Zu Beginn eines Abrechnungslaufs werden Stammdaten geprüft und gepflegt: Neueintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Steuerklassenwechsel, Elternzeiten, Pfändungen, Betriebsrenten. Dann kommen die variablen Daten dazu, etwa Überstunden, Schichtzulagen, Krankheitstage, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket, Provisionen und Einmalzahlungen.
Nach dem Abrechnungslauf folgt die Kontrolle: Abweichungen gegen den Vormonat, Plausibilitätslisten, Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung. Anschließend werden Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise für die Krankenkassen und Meldungen zur Sozialversicherung übermittelt. Dazu kommen Bescheinigungen für Behörden, Elterngeldstellen und Krankenkassen, die Begleitung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen sowie die Auskunft an Beschäftigte, die ihre Abrechnung nicht verstehen oder einen Fehler vermuten.
Wer als Spezialist arbeitet, übernimmt zusätzlich die schwierigen Fälle: Auslandsentsendungen, Altersteilzeit, betriebliche Altersversorgung, Kurzarbeit, Abfindungen, tarifliche Sonderregelungen. Häufig gehört auch die Pflege des Abrechnungssystems dazu, etwa SAP HCM, DATEV Lohn und Gehalt, Personalabrechnung von Sage oder P&I LOGA.
Wie wird man Spezialist Entgeltabrechnung?
Der klassische Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, meist Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufleute oder Steuerfachangestellte. Darauf folgt Berufspraxis in einer Lohnbuchhaltung und eine Weiterbildung, etwa zur Fachkraft oder zum Fachassistenten Lohn und Gehalt, zum Personalfachkaufmann oder eine geprüfte Qualifikation im Bereich Entgeltabrechnung. Auch ein Studium in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal oder Steuern ist ein möglicher Zugang, ist aber nicht üblicher als der Weg über die Ausbildung.
Quereinstiege kommen vor, vor allem aus der Finanzbuchhaltung, aus Steuerbüros oder aus der Personalsachbearbeitung. Ohne solides Wissen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht geht es allerdings nicht, und dieses Wissen veraltet schnell. Wer in dem Feld bleibt, besucht regelmäßig Seminare zum Jahreswechsel und zu Gesetzesänderungen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist stark an Termine gebunden. In den Tagen vor dem Abrechnungsstichtag und beim Jahreswechsel wird es eng, Urlaub ist in diesen Zeiten kaum möglich. Fehler haben unmittelbare Folgen: falsche Netto-Beträge, Nachforderungen der Krankenkassen, verärgerte Beschäftigte. Das erzeugt einen Genauigkeitsdruck, der nicht jedem liegt.
Inhaltlich verlangt der Beruf die Bereitschaft, sich dauerhaft mit Rechtsvorschriften zu befassen, die sich jedes Jahr ändern. Wer Zahlen und Paragrafen als Zumutung empfindet, wird hier nicht glücklich. Dazu kommt Vertraulichkeit: Wer Gehälter kennt, darf darüber nicht sprechen, auch nicht im Kollegenkreis.
Die Arbeitszeiten sind ansonsten geregelt, Gleitzeit und Homeoffice sind in vielen Betrieben möglich. Der Beruf ist überwiegend Bildschirmarbeit im Sitzen.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil und in vielen Regionen höher als das Angebot an erfahrenen Kräften. Abrechnung lässt sich zwar automatisieren, die Beurteilung von Sonderfällen und die Haftung dafür aber nicht. Viele Betriebe geben die Abrechnung an Dienstleister ab, wodurch auch dort Stellen entstehen.
Entwicklungswege führen in die Leitung eines Abrechnungsteams, in die Beratung bei Softwareanbietern, in die Projektarbeit bei Systemeinführungen oder in eine breitere Personalfunktion. Wer sich auf internationale Abrechnung oder betriebliche Altersversorgung spezialisiert, ist besonders gesucht.