Was macht ein Personalsachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Im Zentrum steht die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu werden Stammdaten gepflegt, Zeitwirtschaftsdaten übernommen, Zuschläge, Überstunden, Provisionen, Sachbezüge und Einmalzahlungen erfasst und die Abrechnung in einem System wie SAP HCM, DATEV Lohn und Gehalt, Sage oder P&I LOGA gerechnet. Anschließend folgen Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung und Zahlläufe.
Dazu kommen die Nebenprozesse, die in Summe oft mehr Zeit kosten als der Abrechnungslauf selbst: An- und Abmeldungen zur Sozialversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld, Krankengeld, Arbeitslosengeld und Rentenversicherung, Pfändungen und Abtretungen, betriebliche Altersversorgung, Dienstwagen und andere geldwerte Vorteile, Mutterschutz- und Elternzeitfälle, Altersteilzeit. Beschäftigte fragen nach Abzügen auf der Abrechnung, Führungskräfte nach Personalkosten. Bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung oder Lohnsteueraußenprüfungen liefert die Entgeltabrechnung die Unterlagen und beantwortet Rückfragen.
Wie wird man Personalsachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Der häufigste Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter, gefolgt von einer Weiterbildung zur Fachkraft oder zum Fachassistenten Lohn und Gehalt. Auch geprüfte Personalfachkaufleute und Absolventen betriebswirtschaftlicher Studiengänge mit Schwerpunkt Personal arbeiten in diesem Feld. Quereinstiege gelingen aus der Buchhaltung, aus Steuerbüros und aus der allgemeinen Personaladministration, meist über eine Zertifikatsweiterbildung und Einarbeitung im Team. Wer die Abrechnung eines mittelgroßen Betriebs allein verantwortet, braucht dafür in der Regel mehrere Jahre Praxis.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, oft mit Gleitzeit und Möglichkeit zum Homeoffice. Der Monatszyklus erzeugt aber verlässlich Spitzen: In den Tagen vor dem Abrechnungslauf und zum Jahreswechsel wird es eng, Fristen für Meldungen und Zahlungen lassen sich nicht verschieben. Fehler sind sichtbar und teuer, weil sie sofort im Portemonnaie einzelner Menschen ankommen oder Beitragsnachforderungen auslösen. Das verlangt Genauigkeit über lange Strecken und die Bereitschaft, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht dauerhaft nachzuverfolgen, denn beide ändern sich jedes Jahr. Wer Zahlen, Vorschriften und Detailarbeit nicht mag, wird hier unglücklich. Vertraulichkeit ist Pflicht, da Gehälter, Krankheitsdaten und Pfändungen durch die Hand gehen.
Aussichten
Entgeltabrechnung wird in jedem Betrieb mit Beschäftigten gebraucht, und erfahrene Fachkräfte sind knapp, besonders solche mit sicherem Sozialversicherungswissen und Erfahrung in einem verbreiteten Abrechnungssystem. Automatisierung und Outsourcing verlagern die Arbeit teils zu Lohnbüros, Steuerberatungen und Dienstleistern, sie fällt dort aber weiter an und wird eher komplexer. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zur Spezialisierung auf internationale Abrechnung, betriebliche Altersversorgung oder Systembetreuung, oder weiter in HR-Controlling und Personalleitung.
