Was macht ein Personalreferent?
Personalreferenten sind für einen abgegrenzten Betreuungsbereich zuständig, etwa einen Standort, eine Abteilung oder mehrere hundert Beschäftigte. Sie schreiben Stellen aus, sichten Bewerbungen, führen Vorstellungsgespräche gemeinsam mit den Fachvorgesetzten und erstellen Arbeitsverträge, Befristungen, Änderungsvereinbarungen und Zeugnisse. Sie beraten Führungskräfte, wenn ein Mitarbeiter dauerhaft fehlt, wenn eine Abmahnung erwogen wird oder wenn eine Stelle anders zugeschnitten werden soll.
Ein großer Teil der Arbeit ist Verwaltung mit rechtlicher Kante: Elternzeitanträge prüfen, Mutterschutzfristen berechnen, Arbeitszeitkonten klären, Urlaubsansprüche bei Teilzeitwechsel neu ermitteln, betriebliches Eingliederungsmanagement einleiten. Dazu kommt die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, dessen Anhörung bei Einstellungen, Versetzungen und Kündigungen einzuholen ist. Personalreferenten pflegen die Stammdaten im Personalsystem, liefern Vorarbeiten für die Lohnabrechnung und erstellen Auswertungen zu Fluktuation, Krankenstand oder Personalkosten. Häufig übernehmen sie zusätzlich ein Fachthema für das ganze Unternehmen, etwa Weiterbildung, Employer Branding oder die Einführung einer neuen Software.
Wie wird man Personalreferent?
Der häufigste Weg führt über ein Studium in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal, Wirtschaftspsychologie, Wirtschaftsrecht oder Sozialwissenschaften. Ebenso verbreitet ist der Aufstieg aus einer kaufmännischen Ausbildung, etwa als Industriekauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, mit anschließender Weiterbildung zum Personalfachkaufmann bei der Industrie- und Handelskammer. Diese Weiterbildung dauert berufsbegleitend etwa achtzehn bis vierundzwanzig Monate und ist in der Praxis gut anerkannt.
Quereinstiege gelingen aus der Personalsachbearbeitung, aus der Lohnabrechnung, aus dem Recruiting bei Personaldienstleistern oder aus Assistenzfunktionen. Entscheidend ist belastbares Wissen im Arbeitsrecht, weil Fehler bei Fristen, Befristungen und Kündigungen teuer werden. Erfahrung mit Tarifverträgen und Betriebsratsgremien ist in Industrie und öffentlichem Dienst nahezu Voraussetzung.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit läuft überwiegend zu Bürozeiten, ohne Schichtdienst, oft mit der Möglichkeit teilweise mobil zu arbeiten. Belastend ist etwas anderes: Personalreferenten führen die unangenehmen Gespräche. Sie sprechen Kündigungen aus, verhandeln Aufhebungsverträge, hören Beschwerden über Vorgesetzte, erfahren von Erkrankungen und Überschuldung. Vertraulichkeit ist Pflicht, auch gegenüber Kollegen. Wer schlecht Nein sagt oder Konflikte persönlich nimmt, verbraucht sich schnell.
Dazu kommt eine Doppelrolle, die nicht auflösbar ist: Personalreferenten sind Ansprechpartner der Belegschaft und gleichzeitig Vertreter des Arbeitgebers. In Restrukturierungen wird das offensichtlich. Der Arbeitsanfall schwankt stark, mit Spitzen zum Monatsabschluss, in Einstellungswellen und bei Tarifrunden. Rechtsänderungen und Rechtsprechung müssen laufend nachgelesen werden.
Aussichten
Personalarbeit wird weiter gebraucht, weil Fachkräftemangel, Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Dokumentationspflichten den Aufwand erhöhen. Reine Verwaltungstätigkeiten wandern allerdings in Self-Service-Portale und Shared-Service-Center ab, teils ins Ausland. Wer nur Verträge tippt, gerät unter Druck; wer arbeitsrechtlich beraten, Konflikte moderieren und Zahlen auswerten kann, bleibt gefragt.
Entwicklungswege führen zum HR Business Partner mit Verantwortung für einen ganzen Geschäftsbereich, in die Spezialisierung auf Vergütung, Personalentwicklung oder Arbeitsrecht, oder in die Leitung einer Personalabteilung. Größere Konzerne bieten intern mehr Wechselmöglichkeiten, kleine Unternehmen dafür ein breiteres Aufgabenfeld von Anfang an.
