Was macht ein Payroll Accountant?
Payroll Accountants, im Deutschen meist Lohn- und Gehaltsbuchhalter genannt, sorgen dafür, dass Beschäftigte jeden Monat das richtige Geld auf dem Konto haben. Sie pflegen Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse und Arbeitszeit, erfassen Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage und Elternzeiten und erstellen daraus die Abrechnungen. Anschließend melden sie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an Finanzamt und Krankenkassen, buchen die Personalkosten in die Finanzbuchhaltung und bereiten Zahlungsläufe vor. Dazu kommen Bescheinigungen für Arbeitsagentur oder Krankenkasse, Pfändungen, Dienstwagenbesteuerung und Jahresmeldungen. Bei Lohnbüros und Steuerkanzleien betreuen sie mehrere Mandanten gleichzeitig und sind deren erste Ansprechperson. Ein großer Teil der Arbeit ist daher Kommunikation: Rückfragen von Beschäftigten zur Abrechnung klären, Mandanten zu Gesetzesänderungen informieren und Unterlagen nachfordern. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Programmen wie DATEV, SAP oder Personio.
Wie wird man Payroll Accountant?
Ein geregelter Ausbildungsberuf mit diesem Namen existiert nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kaufmann für Büromanagement oder Industriekauffrau, die drei Jahre dauert. Danach folgt eine Weiterbildung zur geprüften Fachkraft für Lohn und Gehalt oder zum Fachassistenten Lohn und Gehalt bei der Steuerberaterkammer, berufsbegleitend in einigen Monaten bis zu einem Jahr. Auch der Abschluss als Personalfachkauffrau vor der IHK führt in den Beruf. Quereinstieg ist möglich, wenn kaufmännische Erfahrung vorhanden ist und ein Abrechnungslehrgang nachgeholt wird. Ein Studium in Betriebswirtschaft oder Personalmanagement ist nicht nötig, wird aber in internationalen Konzernen gern gesehen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Rund um den Abrechnungsschluss und zum Jahreswechsel häufen sich Überstunden, weil Meldungen pünktlich raus müssen. Fehler fallen sofort auf, denn jemand bekommt zu wenig Geld, und die Korrektur ist aufwendig. Das verlangt Genauigkeit über lange Bildschirmphasen hinweg. Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich jedes Jahr, ständiges Nachlesen und Schulungen gehören dazu. Mit Gehaltsdaten, Krankheiten und Pfändungen hat man vertrauliche Informationen in der Hand, Verschwiegenheit ist Pflicht. Schwierig sind oft Gespräche mit verärgerten Beschäftigten oder Mandanten, die Unterlagen zu spät liefern und trotzdem pünktliche Ergebnisse erwarten. Die Arbeit ist sitzend und körperlich wenig belastend, außerhalb der Stoßzeiten sind die Arbeitszeiten regelmäßig und Homeoffice ist verbreitet.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch und stabil, denn jedes Unternehmen mit Beschäftigten muss abrechnen, und erfahrene Fachkräfte sind knapp. Software übernimmt zunehmend Routineberechnungen, die Prüfung von Sonderfällen, die Beratung und die Verantwortung für korrekte Meldungen bleiben aber beim Menschen. Wer sich weiterbildet, kann eine Payroll-Teamleitung übernehmen, in die Personalleitung wechseln oder sich auf internationale Abrechnung und Entsendungen spezialisieren. In Kanzleien führt der Weg über den Steuerfachwirt weiter. Mit Erfahrung ist auch eine selbstständige Tätigkeit als Lohnbüro möglich, sofern die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
