Was macht ein Lohnsachbearbeiter?
Jeden Monat entsteht in jedem Betrieb ein Datenberg: Arbeitsstunden, Krankmeldungen, Urlaubstage, Überstunden, Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit, Dienstwagen, Sachbezüge, Betriebsrenten, neue Verträge, Kündigungen. Lohnsachbearbeiter führen diese Angaben zusammen, tragen sie in ein Abrechnungsprogramm ein und lassen daraus die Abrechnung für jede einzelne Person laufen. Sie prüfen Steuerklassen und Freibeträge, ordnen Beschäftigte der richtigen Krankenkasse zu, rechnen Pfändungen und Vorschüsse ein und melden am Monatsende Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger sowie die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt.
Dazu kommt viel Korrespondenz. Beschäftigte fragen, warum netto weniger übrig blieb als erwartet. Krankenkassen fordern Entgeltbescheinigungen für Krankengeld, die Elterngeldstelle braucht Nachweise, die Agentur für Arbeit Arbeitsbescheinigungen. Bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung oder Lohnsteuerprüfungen stellen Lohnsachbearbeiter Unterlagen bereit und erklären Buchungen. In Steuerberatungskanzleien und bei Lohndienstleistern betreut eine Person mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Branchen und Tarifverträgen parallel.
Wie wird man Lohnsachbearbeiter?
Der Beruf ist kein eigener Ausbildungsberuf. Der häufigste Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter, und anschließende Einarbeitung in die Entgeltabrechnung. Viele qualifizieren sich zusätzlich über einen Lehrgang zur Fachkraft oder zum Fachassistenten Lohn und Gehalt, bei der Steuerberaterkammer, bei Kammern oder privaten Anbietern. Auch aus der Personalsachbearbeitung oder Buchhaltung steigen viele um. Ein Studium ist nicht nötig, Kenntnisse in Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sind es dagegen sehr wohl, ebenso Sicherheit in einem Abrechnungssystem wie DATEV, SAP HCM, Sage oder Lohn und Gehalt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist stark stichtagsgetrieben. Rund um den Abrechnungslauf, meist in den letzten und ersten Tagen des Monats, wird es eng, weil Meldefristen nicht verhandelbar sind. Urlaub liegt deshalb selten in dieser Zeit. Fehler fallen unmittelbar auf und betreffen das Einkommen von Kollegen, was Druck erzeugt. Das Rechtsgebiet ändert sich jedes Jahr, Beitragssätze, Sachbezugswerte und Meldeverfahren müssen laufend nachgelesen werden. Wer keine Freude an Detailarbeit, Zahlen und Vorschriften hat, wird damit nicht glücklich. Umgekehrt läuft der Beruf meist in geregelten Bürozeiten, oft mit Gleitzeit und anteiligem Homeoffice, und Diskretion ist Pflicht, weil man Gehälter, Pfändungen und Krankheitszeiten aller kennt.
Aussichten
Lohnabrechnung wird überall gebraucht, in Unternehmen jeder Größe, in Kanzleien, bei Kommunen und Kliniken. Erfahrene Kräfte mit Kenntnissen in Tarifrecht, öffentlichem Dienst oder internationaler Abrechnung sind knapp und werden gesucht. Software automatisiert Routinen, doch die rechtliche Beurteilung von Sonderfällen bleibt Menschenarbeit. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zur Spezialisierung auf Betriebsprüfungen oder betriebliche Altersversorgung, in Kanzleien zum Fachassistenten, alternativ in die Personalleitung oder Finanzbuchhaltung.
