Was macht ein kaufmännischer Sachbearbeiter?
Die Arbeit besteht darin, Geschäftsvorfälle vollständig und nachvollziehbar zu erfassen und weiterzubearbeiten. Konkret heißt das: Kundenaufträge im ERP-System anlegen, Liefertermine prüfen, Auftragsbestätigungen versenden, Eingangsrechnungen mit Bestellungen abgleichen, Ausgangsrechnungen erstellen, Mahnläufe vorbereiten, Reklamationen aufnehmen und an die zuständige Stelle geben. Dazu kommt Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten, Behörden oder Kollegen, meist per E-Mail, häufig auch am Telefon.
Der Zuschnitt der Stelle hängt stark von der Abteilung ab. In der Auftragsabwicklung dominieren Bestellungen und Lieferpapiere, im Vertriebsinnendienst Angebote und Preislisten, in der Personalabteilung Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Zeiterfassung, in der Buchhaltung Belegprüfung und Kontenklärung. Gemeinsam ist allen Varianten die Arbeit mit Vorgängen, Fristen und Systemen: SAP oder eine andere Branchensoftware, DATEV, ein Dokumentenmanagement, dazu Excel und Outlook.
Wie wird man kaufmännischer Sachbearbeiter?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Spedition und Logistikdienstleistung. Auch Verwaltungsfachangestellte und ehemalige Bankkaufleute landen häufig auf solchen Stellen. Vorausgesetzt wird meist mittlere Reife, viele Betriebe nehmen Abiturienten.
Der Quereinstieg ist in diesem Berufsfeld realistischer als in vielen anderen. Wer Büroerfahrung, sichere Rechtschreibung und Routine in Office-Programmen mitbringt, kommt auch ohne kaufmännischen Abschluss in einfachere Sachbearbeitungsstellen, oft zunächst über Zeitarbeit oder befristete Verträge. Umschulungen über die Agentur für Arbeit dauern in der Regel zwei Jahre und führen zum regulären Kammerabschluss. Wer aufsteigen will, ergänzt später eine Weiterbildung zum Fachwirt, Bilanzbuchhalter oder Personalfachkaufmann.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend Bildschirmarbeit im Sitzen, acht Stunden am Tag, meist in Gleitzeit und ohne Schichtdienst. Das macht den Beruf planbar und familienfreundlich, aber auch monoton: Viele Vorgänge wiederholen sich, und wer Abwechslung braucht, langweilt sich. Genauigkeit ist die zentrale Anforderung, denn ein falscher Betrag oder eine übersehene Frist kostet Geld oder Vertrauen.
Belastend sind Stoßzeiten: Monatsabschluss, Inventur, Saisonspitzen, Urlaubsvertretungen. Dann stapeln sich Vorgänge, während gleichzeitig das Telefon klingelt. Reklamationen und ungeduldige Kunden gehören dazu, ebenso interner Druck aus anderen Abteilungen. Wer schlecht Nein sagen kann oder Konflikte scheut, hat es schwer.
Ein zweiter Punkt ist die Konkurrenz. Kaufmännische Sachbearbeitung ist ein breit besetztes Feld mit vielen Bewerbern, entsprechend niedrig sind die Einstiegsgehälter in kleinen Betrieben. Standardisierbare Routinen werden zudem zunehmend automatisiert, etwa die Rechnungserfassung durch Belegerkennung.
Aussichten
Stellen gibt es in nahezu jeder Branche und in jeder Region, das macht den Beruf krisenfest im Sinne der Verfügbarkeit. Wer dauerhaft mehr verdienen will, spezialisiert sich: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Zoll und Außenwirtschaft, Vertragsmanagement oder Einkauf sind Felder mit klar besserer Bezahlung. Auch der Weg in die Teamleitung oder in die Sachbearbeitung des öffentlichen Dienstes mit Aufstieg in höhere Entgeltgruppen ist möglich. Ohne Weiterbildung bleibt die Entwicklung dagegen flach.
