Was macht ein kaufmännischer Mitarbeiter?
Kaufmännische Mitarbeiter halten den administrativen Betrieb eines Unternehmens am Laufen. Der Alltag besteht aus Aufträgen, die erfasst und bestätigt werden, Angeboten, die kalkuliert und verschickt werden, Rechnungen, die geschrieben und auf Eingang geprüft werden, sowie Bestellungen bei Lieferanten. Dazu kommt die Korrespondenz per E-Mail und Telefon mit Kunden, Lieferanten, Speditionen oder Behörden.
Der Zuschnitt hängt stark vom Betrieb ab. In einem kleinen Handwerksunternehmen macht eine Person alles: Buchhaltungsvorbereitung, Lohnzettel sammeln, Material bestellen, Termine koordinieren. In einem größeren Unternehmen sitzt man in einer Abteilung und bearbeitet einen Ausschnitt, etwa Auftragsabwicklung, Debitorenbuchhaltung, Einkauf oder Personalverwaltung. Gearbeitet wird fast durchgehend am Bildschirm, mit ERP-Systemen wie SAP, DATEV oder branchenspezifischer Software, und mit Excel.
Wie wird man kaufmännischer Mitarbeiter?
Der klassische Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung, meist als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Spedition und Logistikdienstleistung. Voraussetzung ist in der Praxis mittlere Reife oder Abitur, wobei Betriebe auch Hauptschulabschlüsse berücksichtigen.
Weil die Bezeichnung nicht geschützt ist, gibt es viele Quereinsteiger: Menschen aus dem Verkauf, aus dem Handwerk mit Rückenproblemen, Wiedereinsteigerinnen nach Elternzeit, Umschülerinnen über Bildungsgutschein. Wer ohne kaufmännischen Abschluss einsteigt, sollte Nachweise über EDV-Kenntnisse, Buchhaltungsgrundlagen oder eine Umschulung mitbringen. Kleine Betriebe stellen eher nach Eignung als nach Zeugnis ein, große Unternehmen und der öffentliche Dienst verlangen den formalen Abschluss.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber sitzend und bildschirmintensiv. Belastend sind Zeitdruck zum Monats- und Jahresende, Unterbrechungen durch Telefon und Rückfragen und die Notwendigkeit, mehrere Vorgänge gleichzeitig im Kopf zu behalten. Fehler in Rechnungen oder Bestellungen fallen auf und kosten Geld, deshalb ist Genauigkeit wichtiger als Tempo.
Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, Montag bis Freitag, oft mit Gleitzeit. Schichtdienst kommt selten vor, in Speditionen oder im Kundenservice gibt es Frühschichten und Samstagsdienste. Teilzeit ist gut möglich, Homeoffice teilweise.
Ehrlich gesagt ist die Bezahlung im unteren Mittelfeld, besonders in kleinen Betrieben ohne Tarifbindung und in Branchen wie Handel oder Dienstleistung. Wer ausschließlich Standardvorgänge bearbeitet, hat wenig Verhandlungsspielraum. Ein Teil der einfachen Sachbearbeitung wird zudem automatisiert, etwa Rechnungseingang und Belegerfassung.
Aussichten
Kaufmännische Mitarbeiter werden weiter gesucht, allerdings verschiebt sich die Nachfrage von reiner Erfassung zu Aufgaben mit Fachwissen. Wer sich spezialisiert, hat deutlich bessere Karten: Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Personalwesen, Einkauf, Zoll und Außenwirtschaft oder Controlling. Aufstiegsfortbildungen zum Fachwirt, Bilanzbuchhalter oder Personalfachkaufmann sind der übliche Weg nach oben und werden von Arbeitgebern oft mitfinanziert.
Die Breite des Berufsfelds ist ein Vorteil: Nahezu jedes Unternehmen braucht solche Stellen, ein Branchenwechsel ist ohne neue Ausbildung möglich. Wer Führungsverantwortung anstrebt, kann Teamleitung in der Verwaltung oder Büroleitung übernehmen, in kleineren Betrieben auch die kaufmännische Leitung.
