Betriebskostenabrechner

Was macht ein Betriebskostenabrechner?

Einmal im Jahr muss für jede Mietwohnung abgerechnet werden, was Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausmeister, Versicherung und Grundsteuer gekostet haben. Betriebskostenabrechner sammeln dafür die Belege eines Abrechnungszeitraums, ordnen jede Rechnung einer Wirtschaftseinheit zu und entscheiden, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind. Instandhaltung und Verwaltungskosten dürfen nicht in die Abrechnung, Wartung schon - solche Abgrenzungen machen einen großen Teil der Arbeit aus.

Danach werden die Kosten verteilt: nach Wohnfläche, nach Personenzahl, nach Verbrauch. Die Heizkostenabrechnung kommt oft von einem externen Messdienst und muss eingelesen und plausibilisiert werden. Am Ende steht für jede Einheit ein Nachzahlungs- oder Guthabenbetrag, dazu die Anpassung der monatlichen Vorauszahlung. Gearbeitet wird fast durchgehend in einer Hausverwaltungssoftware wie Wodis, iX-Haus, Domus oder RELion, ergänzt um Tabellenkalkulation.

Ein zweiter, unterschätzter Teil der Arbeit ist die Kommunikation. Mieter widersprechen, fordern Belegeinsicht, rechnen nach. Betriebskostenabrechner erklären Umlageschlüssel am Telefon, schreiben Stellungnahmen, korrigieren Fehler und liefern Unterlagen für Rechtsstreitigkeiten.

Wie wird man Betriebskostenabrechner?

Der übliche Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, meist zum Immobilienkaufmann oder zur Immobilienkauffrau über drei Jahre im dualen System. Auch Bürokaufleute, Steuerfachangestellte oder Buchhalter wechseln in dieses Feld, weil die Arbeit stark mit Zahlen und Belegen zu tun hat. Ein Studium ist nicht erforderlich, Absolventen der Immobilienwirtschaft finden sich aber ebenfalls in solchen Abteilungen.

Quereinstieg ist verbreitet. Wohnungsunternehmen und Verwalter besetzen Abrechnungsstellen oft mit Menschen, die kaufmännische Grundkenntnisse haben, und schulen das Betriebskostenrecht intern nach. Wichtig sind Sicherheit im Umgang mit Umlageschlüsseln, Grundkenntnisse des Mietrechts und Bereitschaft, sich in eine komplexe Software einzuarbeiten. Lehrgänge zum Betriebskostenspezialisten oder zur Fachwirtin für Immobilien bieten IHKs und Verbände wie der GdW oder der VDIV an.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist ausgesprochen detailgenau. Ein falscher Verteilerschlüssel wirkt sich auf hunderte Abrechnungen aus, und Fehler werden von Mietern oder deren Anwälten gefunden. Wer Zahlen nicht mag oder ungeduldig prüft, wird in diesem Beruf nicht glücklich.

Die Belastung ist saisonal. In der Hauptabrechnungszeit, häufig im ersten Halbjahr, steigt der Druck deutlich, weil die gesetzliche Jahresfrist eingehalten werden muss. Danach folgt die Widerspruchswelle. Überstunden in diesen Monaten sind üblich, dafür ist der Rest des Jahres ruhiger.

Unangenehm ist der Ton in manchen Gesprächen. Nachzahlungen von mehreren hundert Euro treffen Menschen, die das Geld nicht haben, und der Ärger landet am Telefon. Die Arbeit findet überwiegend am Bildschirm im Büro statt, Homeoffice ist bei vielen Arbeitgebern anteilig möglich. Die Tätigkeit gilt in einigen Unternehmen als reine Sachbearbeitung mit begrenztem Ansehen, obwohl sie fachlich anspruchsvoll ist.

Aussichten

Nebenkostenabrechnungen müssen erstellt werden, solange vermietet wird - die Nachfrage ist stabil und in vielen Verwaltungen liegt Arbeit unbearbeitet. Steigende Energiepreise, CO2-Kostenaufteilung und neue Vorgaben zur Verbrauchsinformation haben die Anforderungen erhöht. Teile der Datenerfassung werden automatisiert, die rechtliche Bewertung bleibt aber Handarbeit. Entwicklungswege führen in die Teamleitung eines Abrechnungsbereichs, in die technische Betreuung der Verwaltungssoftware oder in die WEG- und Objektverwaltung mit breiterem Aufgabenzuschnitt.