Was macht eine Teamassistenz?
Eine Teamassistenz organisiert die Arbeit anderer, damit diese sich auf ihre Fachaufgaben konzentrieren können. Der Tag beginnt häufig mit der Postbearbeitung und dem Sichten des Team-Postfachs: Anfragen weiterleiten, Fristen notieren, Rückrufe erledigen. Dazu kommen Terminkalender für mehrere Personen, Raum- und Videokonferenzbuchungen, Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen, Bestellungen von Büromaterial, das Erfassen von Urlaubs- und Krankmeldungen sowie das Erstellen von Präsentationen und Protokollen.
Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Schriftverkehr und Datenpflege: Rechnungen prüfen und zur Zahlung freigeben, Angebote und Verträge ablegen, Listen in Excel führen, Stammdaten in SAP oder einem anderen System aktualisieren. Wer im Vertrieb, in einer Kanzlei oder in einem Projektbüro arbeitet, übernimmt zusätzlich fachnahe Aufgaben: Kundenanfragen vorbereiten, Ausschreibungsunterlagen zusammenstellen, Budgets nachhalten. Besucher empfangen, Bewirtung organisieren und neue Kolleginnen am ersten Tag einweisen gehört ebenfalls dazu.
Wie wird man Teamassistenz?
Der klassische Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, meist Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, drei Jahre im dualen System. Auch Industriekaufleute, Rechtsanwaltsfachangestellte, Hotelfachleute oder Absolventen kaufmännischer Berufsfachschulen finden Anschluss. Ein Studienabschluss ist nicht erforderlich, kommt aber vor, etwa bei Assistenzstellen in Forschungseinrichtungen oder Konzernzentralen.
Teamassistenz ist eine der häufigsten Einstiegsstellen für Quereinsteiger. Wer in anderen Bereichen organisiert hat, im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Ehrenamt, kann mit sicherem Office-Umgang und ordentlichem Deutsch einsteigen. Entscheidend sind in der Praxis Word, Excel und Outlook, zunehmend auch Teams oder ein anderes Kollaborationswerkzeug. Englisch wird in international tätigen Unternehmen erwartet, oft für Telefonate und Mailverkehr.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit läuft in der Regel zu Bürozeiten, Schichtdienst gibt es nicht, Teilzeit ist verbreitet und Homeoffice je nach Betrieb teilweise möglich. Belastend ist etwas anderes: die ständige Unterbrechung. Wer an einer Präsentation sitzt, wird angerufen, angesprochen und angeschrieben, und alles gilt als dringend. Mehrere Vorgesetzte mit widersprüchlichen Prioritäten sind eher Regel als Ausnahme.
Dazu kommt, dass die Leistung oft unsichtbar bleibt. Auffällig wird die Assistenz vor allem dann, wenn etwas nicht funktioniert. Fehler bei Terminen, Reisen oder Rechnungen fallen unmittelbar auf. Wer Anerkennung für sichtbare Fachergebnisse braucht, tut sich hier schwer. Die Bezahlung liegt im kaufmännischen Vergleich eher im unteren Mittelfeld, obwohl die Verantwortung für Abläufe hoch sein kann.
Aussichten
Assistenzstellen werden weiterhin in großer Zahl ausgeschrieben, allerdings mit verändertem Zuschnitt: Reine Schreib- und Ablagetätigkeiten sind durch Selbstbedienungsportale, digitale Rechnungsworkflows und Kalendersoftware zurückgegangen, dafür wächst der Anteil an Koordination, Datenpflege und Projektunterstützung. Wer sich in Systemen wie SAP oder in einem Fachgebiet einarbeitet, wird schwerer ersetzbar.
Entwicklungswege führen zur Assistenz der Geschäftsführung, ins Office- oder Facilitymanagement, in die Personalsachbearbeitung, ins Projektmanagement-Office oder in die Buchhaltung. Weiterbildungen wie Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder Personalfachkaufmann sind gängige Schritte. Der Wechsel in ein Fachteam ist aus der Assistenz heraus oft leichter als von außen, weil man das Unternehmen bereits kennt.
