Was macht ein Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Jeden Monat muss das Geld pünktlich und in der richtigen Höhe auf den Konten der Beschäftigten sein. Dafür sorgt die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Sie erfasst Stammdaten neuer Mitarbeiter, prüft Steuerklassen, Kinderfreibeträge und Sozialversicherungsangaben, rechnet Überstunden, Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket, betriebliche Altersversorgung, Krankengeldzuschüsse und Pfändungen ein. Danach läuft die Abrechnung im System, meist DATEV Lodas, SAP HCM, Sage oder Personio, und wird Zeile für Zeile auf Plausibilität geprüft.
Zur Abrechnung gehört alles, was danach kommt: Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, Meldungen zur Sozialversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld, Arbeitslosengeld oder Rentenanträge. Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen ist die Payroll erster Ansprechpartner. Dazu kommt die Auskunft an Beschäftigte, die ihre Abrechnung nicht verstehen oder eine Änderung bei der Steuerklasse mitteilen.
Wie wird man Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Industriekaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, und danach über eine Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder zum Lohnbuchhalter, angeboten von Kammern, DATEV und privaten Bildungsträgern. Wer aus dem Personalbereich kommt, wächst oft aus der Personaladministration in die Abrechnung hinein. Ein Studium ist nicht nötig, in großen Konzernen findet man aber auch Betriebswirte mit Schwerpunkt Personal oder Steuern. Entscheidend ist praktische Erfahrung an einem Abrechnungssystem und laufende Fortbildung, weil sich Steuer- und Sozialversicherungsrecht jedes Jahr ändern.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem harten Rhythmus. Vor dem Abrechnungslauf und zum Monatsende wird es eng, Urlaub ist in diesen Tagen kaum möglich, und im Januar kommen Jahreswechselarbeiten und neue Rechengrößen dazu. Fehler fallen sofort auf und treffen Menschen direkt beim Einkommen, entsprechend hoch ist der Anspruch an Genauigkeit. Wer schnell und ungenau arbeitet, ist hier falsch.
Der Beruf verlangt Vertraulichkeit: Gehälter, Pfändungen, Krankheitsverläufe sind sensible Daten, über die nicht gesprochen wird. Fachlich muss man sich dauerhaft mit trockener Materie befassen, mit Beitragsbemessungsgrenzen, Umlagen, Sachbezugswerten und Rechtsprechung. Wer Abwechslung und Menschenkontakt sucht, wird die Tätigkeit als monoton empfinden. Die Arbeit läuft überwiegend am Bildschirm, Homeoffice ist verbreitet, in Steuerkanzleien ist der Mandantendruck spürbar.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil und in vielen Regionen höher als das Angebot. Payroll gilt als Engpassbereich, weil erfahrene Kräfte in Rente gehen und die Rechtsmaterie den Einstieg erschwert. Abrechnung wird zunehmend automatisiert und teilweise an Dienstleister ausgelagert, das verschiebt die Arbeit aber eher zur Prüfung, Beratung und Systembetreuung als dass es Stellen abbaut. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zur Spezialisierung auf internationale Entsendungen, betriebliche Altersversorgung oder Systemeinführungen, oder über die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter und Personalfachkaufmann in breitere Aufgaben.
