Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?
Der Arbeitstag beginnt in vielen Fällen mit dem Postfach: Anfragen sortieren, weiterleiten, selbst beantworten. Dazu kommen Rechnungen schreiben und prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Belege für die Buchhaltung vorbereiten, Bestellungen auslösen und Lieferungen kontrollieren. Kaufleute für Büromanagement pflegen Kunden- und Personaldaten, legen Akten an, bereiten Verträge vor und erstellen Statistiken oder Auswertungen in Tabellenprogrammen. Sie planen Termine und Dienstreisen, buchen Räume, protokollieren Sitzungen und organisieren Veranstaltungen bis zur Getränkebestellung.
In Bildungs- und Sozialeinrichtungen sieht der Alltag etwas anders aus als in einem Industriebetrieb. Im Sekretariat einer Schule oder im Verwaltungsbüro eines Trägers geht es um Anmeldungen, Schülerdaten, Krankmeldungen, Zeugnisse, Fördermittelabrechnungen und Elternanfragen. Hier ist der Publikumsverkehr hoch, die Unterbrechungen sind häufig, und viele Vorgänge folgen festen Vorschriften und Fristen.
Wie wird man Kauffrau für Büromanagement?
Üblich ist die dreijährige duale Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule. Sie endet mit der Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung oder öffentliche Finanzwirtschaft. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, tatsächlich stellen Betriebe meist mit mittlerem Abschluss ein, in Behörden und größeren Unternehmen häufig auch mit Abitur. Bei guten Leistungen ist eine Verkürzung auf zweieinhalb oder zwei Jahre möglich.
Quereinstieg kommt vor, vor allem bei Menschen mit anderer kaufmännischer Ausbildung oder mit langer Büropraxis. Wer ohne Abschluss lange im Büro gearbeitet hat, kann die Prüfung als Externer ablegen. Umschulungen über die Arbeitsagentur oder das Jobcenter sind in diesem Beruf verbreitet.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm und körperlich leicht, aber sie fordert Konzentration über Stunden und Genauigkeit bei Zahlen und Fristen. Wer viele Dinge gleichzeitig anfangen muss, ohne den Überblick zu verlieren, ist hier richtig; wer ungestörtes Arbeiten braucht, wird sich am Empfang oder im Sekretariat schwertun. Ein Teil der Aufgaben ist reine Routine und wiederholt sich täglich.
Die Arbeitszeiten liegen meist in normalen Bürozeiten, oft mit Gleitzeit, Schichtdienst ist selten. Belastend ist eher die Rolle als Puffer zwischen allen Beteiligten: Beschwerden, drängelnde Vorgesetzte, aufgebrachte Eltern oder Kunden landen zuerst hier. Wichtig sind sicheres Deutsch in Wort und Schrift, gute Kenntnisse in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, Diskretion beim Umgang mit Personal- und Sozialdaten und in vielen Betrieben Englisch.
Aussichten
Der Beruf gehört zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen in Deutschland, entsprechend groß ist die Zahl der Bewerbungen auf eine attraktive Stelle. Nachfrage besteht dauerhaft, weil jede Organisation Verwaltung braucht; einfache Sachbearbeitung wird allerdings zunehmend durch Software und automatisierte Abläufe ersetzt. Wer sich fachlich festlegt, steht besser da: Lohn- und Finanzbuchhaltung, Personalsachbearbeitung, Fördermittel- oder Projektverwaltung.
Weiterkommen lässt sich über Fortbildungen zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Personal-, Bilanz- oder Wirtschaftsfachwirt oder zum Betriebswirt. Mit Abitur oder Fachwirtabschluss ist auch ein Studium in Betriebswirtschaft oder Verwaltungswissenschaft möglich. In öffentlichen und sozialen Einrichtungen führt der Weg oft in die Leitung eines Sekretariats oder einer Verwaltungsabteilung.