Was macht eine Kaufmännische Assistenz?
Kaufmännische Assistentinnen und Assistenten halten den Büroalltag eines Betriebs am Laufen. Sie beantworten E-Mails und Anrufe, schreiben Angebote und Briefe, legen Kundendaten im System an, prüfen Eingangsrechnungen und bereiten Zahlen für die Buchhaltung vor. Dazu kommen Terminkoordination, Reiseplanung, Protokolle von Besprechungen und die Bestellung von Büromaterial. Je nach Schwerpunkt der Ausbildung liegt der Fokus anders: Mit Fremdsprachen übernehmen sie Auslandskorrespondenz und übersetzen einfache Texte, mit Informationsverarbeitung pflegen sie Datenbanken, erstellen Auswertungen in Tabellenkalkulationen oder betreuen kleinere IT-Aufgaben im Büro. Die Arbeit findet fast ausschließlich am Bildschirm statt, oft mit wechselnden Aufgaben, die zwischendurch hereinkommen.
Wie wird man Kaufmännische Assistenz?
Der klassische Weg ist eine zweijährige schulische Ausbildung an einer Berufsfachschule, die mit der staatlichen Prüfung zur staatlich geprüften kaufmännischen Assistentin oder zum staatlich geprüften kaufmännischen Assistenten endet. Je nach Bundesland und Schule gibt es Fachrichtungen wie Bürowirtschaft, Fremdsprachen, Informationsverarbeitung oder Betriebswirtschaft. Vorausgesetzt wird meist ein mittlerer Schulabschluss, manche Bildungsgänge führen parallel zur Fachhochschulreife. Die Ausbildung ist überwiegend theoretisch, Praktika in Betrieben sind eingebaut, aber kürzer als in einer dualen Ausbildung. Eine Ausbildungsvergütung gibt es nicht, an privaten Schulen fällt Schulgeld an. Als Stellenbezeichnung wird Kaufmännische Assistenz auch für Bürokräfte mit dualer Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, verwendet. Quereinstieg ist möglich, wenn Büroerfahrung und sichere Kenntnisse in gängiger Bürosoftware vorhanden sind.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, Schichtdienst gibt es kaum, Teilzeit ist verbreitet, was den Beruf für Menschen nach einer Elternzeit interessant macht. Belastend sind eher ständige Unterbrechungen, gleichzeitige Anfragen von mehreren Seiten und Termindruck zum Monats- oder Quartalsende. Langes Sitzen am Bildschirm führt bei manchen zu Rücken- und Augenbeschwerden. Ein Teil der Arbeit ist Routine, etwa Datenerfassung und Ablage, und wird nicht immer gewürdigt. Wer Sorgfalt bei Zahlen und Texten nicht mag oder ungern im Hintergrund arbeitet, tut sich schwer. Ein Nachteil der schulischen Ausbildung: Manche Arbeitgeber kennen den Abschluss weniger gut als eine duale kaufmännische Ausbildung und bevorzugen Bewerber mit mehr Praxiserfahrung.
Aussichten
Bürokräfte werden in nahezu allen Branchen gebraucht, die Zahl der Stellen ist groß. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung das Feld deutlich: Einfache Erfassungs- und Ablagetätigkeiten werden zunehmend automatisiert, gefragt sind dagegen sichere Kenntnisse in ERP-Systemen, Tabellenkalkulation und Fremdsprachen. Wer nur Standardaufgaben beherrscht, hat es schwerer, wer sich spezialisiert, bessere Chancen. Entwicklungswege sind Weiterbildungen zur Fachwirtin oder zum Fachwirt, zur geprüften Wirtschaftsfachwirtin, Bilanzbuchhaltung oder Personalfachkauffrau. Viele nutzen die Ausbildung auch als Sprungbrett, holen eine duale Ausbildung nach oder beginnen mit der erworbenen Fachhochschulreife ein Studium der Betriebswirtschaft.
