Was macht ein HR Payroll Specialist?
Im Zentrum der Arbeit steht die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu werden Stammdaten gepflegt, Ein- und Austritte verarbeitet, variable Bezüge wie Überstunden, Zuschläge, Prämien oder Sachbezüge erfasst und Abwesenheiten wie Krankheit, Elternzeit oder unbezahlter Urlaub korrekt abgebildet. Anschließend laufen Probeabrechnungen, deren Ergebnisse geprüft und plausibilisiert werden, bevor die Abrechnung freigegeben wird.
Daran hängt eine Reihe von Folgearbeiten: Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, Meldungen zur Sozialversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitsagentur, Pfändungen und Abtretungen, betriebliche Altersversorgung, Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung. Hinzu kommt die Begleitung von Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung und von Lohnsteuerprüfungen.
Ein großer Teil des Alltags ist Kommunikation. Beschäftigte fragen nach ihrer Abrechnung, nach Steuerklassen, Netto-Auswirkungen einer Gehaltserhöhung oder der Berechnung des Krankengeldzuschusses. Führungskräfte brauchen Auswertungen zu Personalkosten. In vielen Unternehmen kommen HR-Aufgaben abseits der Abrechnung dazu: Verträge und Zeugnisse erstellen, Zeitwirtschaft betreuen, an HR-Projekten und Systemeinführungen mitarbeiten.
Wie wird man HR Payroll Specialist?
Der häufigste Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Steuerfachangestellter oder Sozialversicherungsfachangestellter, gefolgt von einer Weiterbildung zur Fachkraft oder zum Fachassistenten Lohn und Gehalt. Auch Personalfachkaufleute und Absolventen betriebswirtschaftlicher Studiengänge mit Schwerpunkt Personal arbeiten in der Payroll. Eine geschützte Berufsbezeichnung gibt es nicht.
Quereinstieg ist möglich und verbreitet, meist aus der Finanzbuchhaltung, aus Steuerbüros oder aus der Personaladministration. Entscheidend sind Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sowie Erfahrung mit einem Abrechnungssystem, häufig SAP HCM oder SuccessFactors, DATEV Lodas beziehungsweise Lohn und Gehalt, P&I LOGA oder Sage. Wer aus einem Betrieb mit Tarifbindung oder öffentlichem Dienst kommt, bringt zusätzlich Wissen über Tarifwerke mit.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist stark an Fristen gebunden. Um den Abrechnungslauf herum entsteht jeden Monat ein Spitzenlast-Zeitraum, in dem Termine nicht verschiebbar sind und Überstunden vorkommen. Fehler wirken direkt auf das Gehalt einzelner Menschen und ziehen Korrekturen, Rückrechnungen und mitunter Nachforderungen nach sich, was Genauigkeit und Belastbarkeit voraussetzt.
Das Rechtsgebiet ändert sich ständig. Beitragssätze, Sachbezugswerte, Pauschalierungsregeln und Meldeverfahren werden jährlich angepasst, dazu kommen Gesetzesänderungen im Laufe des Jahres. Fortbildung ist keine Option, sondern Voraussetzung. Verschwiegenheit ist zentral, weil laufend Einkommens-, Gesundheits- und Pfändungsdaten verarbeitet werden. Wer viel Abwechslung und Bewegung braucht, wird die Bildschirmarbeit mit ihren wiederkehrenden Abläufen als eintönig erleben.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil bis hoch. Jedes Unternehmen mit Beschäftigten braucht eine korrekte Abrechnung, und erfahrene Fachkräfte mit Kenntnissen im Sozialversicherungsrecht sind knapp. Automatisierung und Outsourcing an Lohnbüros und Steuerberater verändern die Aufgaben, verringern den Bedarf an Fachwissen aber nicht, weil Sonderfälle und Prüfungen weiterhin Menschen erfordern.
Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zur Spezialisierung auf internationale Abrechnung, Entsendungen oder betriebliche Altersversorgung, in HR-IT und Systembetreuung oder in Richtung Compensation and Benefits. Der Wechsel zwischen Unternehmen, Lohnbüro und Beratung ist gut möglich, Teilzeit und Homeoffice sind in diesem Beruf verbreitet.