Was macht HR Payroll?
Fachkräfte in der Entgeltabrechnung, im Betrieb meist Payroll Specialist oder Lohnbuchhalterin genannt, berechnen jeden Monat, was bei den Beschäftigten auf dem Konto ankommt. Dazu pflegen sie Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse und Bankverbindung, erfassen Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage, Urlaubsabgeltungen und Dienstwagen und rechnen alles in der Abrechnungssoftware ab, häufig DATEV, SAP HCM oder Personio. Anschließend werden Lohnsteuer-Anmeldungen an das Finanzamt und Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermittelt, Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren erstellt und die Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Hinzu kommen Bescheinigungen für Elterngeld, Arbeitslosengeld oder Krankengeld, Fragen der Beschäftigten zu ihrer Abrechnung und die Begleitung von Prüfungen durch Rentenversicherung oder Finanzamt. Bei Ein- und Austritten, Pfändungen oder betrieblicher Altersvorsorge ist Detailarbeit gefragt.
Wie wird man HR Payroll?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kaufmann für Büromanagement, Personaldienstleistungskauffrau oder Industriekaufmann. Darauf folgt meist eine berufsbegleitende Weiterbildung, zum Beispiel zur Geprüften Fachkraft für Lohn und Gehalt bei der IHK, zum Fachkaufmann für Personal oder zur Entgeltabrechnerin bei privaten Bildungsträgern. Wer Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal studiert hat, steigt eher in größeren Unternehmen oder in der Beratung ein. Quereinstieg ist verbreitet, vor allem aus Steuerkanzleien, in denen viele die Lohnabrechnung zum ersten Mal lernen. Wichtiger als der formale Abschluss ist nachweisbare Abrechnungspraxis mit einer gängigen Software.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist an feste Termine gebunden. Zum Monatsende muss die Abrechnung stehen, Beitragsnachweise haben gesetzliche Fristen, und wer zu spät liefert, verursacht Säumniszuschläge. In diesen Tagen wird es eng, Überstunden sind dann nicht selten. Fehler fallen sofort auf, denn sie landen direkt auf dem Konto der Beschäftigten, die sich entsprechend melden. Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich jedes Jahr, oft kurzfristig zum Jahreswechsel, sodass ständiges Nachlesen und Fortbilden zum Beruf gehört. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm, verlangt hohe Konzentration und den vertraulichen Umgang mit Gehalts- und Gesundheitsdaten. Gespräche mit verärgerten Kolleginnen über eine falsche Abrechnung erfordern Geduld. Homeoffice ist in vielen Betrieben möglich, außer an den Abrechnungsstichtagen.
Aussichten
Erfahrene Entgeltabrechner sind knapp, viele Stellen bleiben lange offen, und altersbedingt scheiden in den nächsten Jahren zahlreiche Fachkräfte aus. Digitalisierung und automatisierte Schnittstellen übernehmen zwar Routineschritte, die rechtliche Bewertung von Sonderfällen bleibt aber Handarbeit. Ein Teil der Abrechnung wandert zu Steuerkanzleien und spezialisierten Payroll-Dienstleistern, die ebenfalls Personal suchen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zum Payroll Manager mit Verantwortung für mehrere Gesellschaften, in die internationale Abrechnung oder in die Systemberatung bei Softwareanbietern. Auch der Wechsel in die allgemeine Personalsachbearbeitung oder ins Personalcontrolling liegt nahe.
