Executive Assistants entlasten Geschäftsführung oder Vorstand im Tagesgeschäft: Sie steuern Termine, bereiten Entscheidungen vor, koordinieren Projekte und halten Informationsflüsse zusammen. Der Beruf verlangt Organisationstalent, Diskretion und Belastbarkeit.
9 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.800 € | 3.300 € | 4.000 € | 39.600 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.600 € | 4.400 € | 5.300 € | 52.800 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 4.500 € | 5.500 € | 7.500 € | 66.000 € |
Entscheidend sind Branche und Unternehmensgröße: In Banken, Beratungen und Dax-Konzernen liegen die Gehälter deutlich über denen in kleinen Betrieben, Verbänden oder gemeinnützigen Einrichtungen. Im öffentlichen Dienst gilt der TVöD, dort ist die Einordnung meist in den Entgeltgruppen 8 bis 11 und die Spanne entsprechend eng; in der Privatwirtschaft kommen Boni und Prämien hinzu.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Ein Executive Assistant arbeitet direkt für eine Führungsperson, meist Geschäftsführung, Vorstand oder Bereichsleitung. Der Kern der Arbeit ist Terminsteuerung: Kalender über mehrere Zeitzonen führen, Prioritäten gegeneinander abwägen, Reisen buchen und umbuchen, wenn ein Flug ausfällt. Dazu kommt die Vorbereitung von Meetings und Gremiensitzungen - Agenda erstellen, Unterlagen einsammeln und auf Vollständigkeit prüfen, Präsentationen aufbereiten, Protokolle schreiben und Beschlüsse nachverfolgen.
Ein großer Teil der Arbeit ist Kommunikation. Executive Assistants filtern E-Mails, beantworten Anfragen eigenständig, formulieren Schreiben im Namen der Führungskraft und halten Kontakt zu Kunden, Aufsichtsräten, Investoren und internen Abteilungen. Sie bearbeiten Reisekosten, prüfen Rechnungen, verwalten Verträge und vertrauliche Unterlagen. Oft übernehmen sie zusätzlich kleinere Projekte: die Organisation einer Klausurtagung, die Einführung eines neuen Tools, die Vorbereitung eines Standortbesuchs. In kleineren Unternehmen kommen Aufgaben aus Personal, Marketing oder Office Management dazu.
Es gibt keinen geschützten Ausbildungsweg. Verbreitet sind zwei Routen: eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Hotelfachkraft, mit anschließenden Jahren im Sekretariat oder Assistenzbereich. Oder ein Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftssprachen, Kommunikation oder einem angrenzenden Fach. Die Position auf Vorstandsebene wird selten an Berufsanfänger vergeben; üblich sind mehrere Jahre Erfahrung als Teamassistenz oder Assistenz der zweiten Führungsebene.
Quereinstiege sind häufig, etwa aus Eventmanagement, Hotellerie, Kundenbetreuung oder dem Journalismus. Entscheidend sind sichere Sprache in Deutsch und Englisch, souveräner Umgang mit Office-Programmen und Kollaborationstools sowie ein Auftreten, das in Gesprächen mit Vorständen und externen Partnern trägt. Weiterbildungen zum geprüften Managementassistenten oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation sind verbreitet, aber keine Bedingung.
Die Arbeit ist reaktiv. Wer einen durchgeplanten Tag braucht, wird sich schwertun: Prioritäten verschieben sich mehrmals täglich, Aufgaben kommen kurzfristig und ohne Vorlauf. Erreichbarkeit über die reguläre Arbeitszeit hinaus ist in vielen Positionen erwartet, besonders wenn die Führungskraft international unterwegs ist. Vor Gremiensitzungen, Jahresabschlüssen oder Verhandlungen entstehen intensive Phasen mit Abend- und gelegentlich Wochenendarbeit.
Diskretion ist die Grundbedingung. Executive Assistants kennen Gehälter, Personalentscheidungen, Übernahmepläne und Konflikte, oft bevor sie andere erfahren. Belastend ist auch die Nähe zur Führungsperson: Die Zusammenarbeit funktioniert oder sie funktioniert nicht, und Zwischentöne sind hier selten. Hinzu kommt eine Rolle, die viel Verantwortung trägt, aber wenig formale Macht hat - Anerkennung hängt stark von der Person ab, für die man arbeitet.
Die Nachfrage ist stabil. Zwar hat digitale Selbstorganisation klassische Sekretariate verkleinert, doch anspruchsvolle Assistenzstellen auf Führungsebene werden weiter besetzt und sind schwer zu füllen, weil Erfahrung, Sprachkenntnisse und Diskretion selten zusammenkommen. Entwicklungswege führen zur Vorstandsassistenz in großen Konzernen, ins Chief-of-Staff-Profil mit eigenen Projektverantwortungen oder in angrenzende Bereiche wie Office Management, Eventorganisation, Personal oder Unternehmenskommunikation. Wer Fachwissen aufbaut, kann auch in Controlling, Compliance oder Projektmanagement wechseln.
Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, oder ein Bachelorstudium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftssprachen oder Kommunikation mit drei bis vier Jahren Dauer. Danach folgen in der Regel mehrere Jahre als Team- oder Abteilungsassistenz, bevor eine Position auf Geschäftsführungsebene erreichbar ist. Ergänzend gibt es Weiterbildungen wie den geprüften Managementassistenten oder den Fachwirt für Büro- und Projektorganisation.
Office Manager organisieren den Betrieb eines Büros: Sie koordinieren Termine, verwalten Beschaffung und Dienstleister, bereiten Zahlen für die Buchhaltung vor und sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Gäste.
Projektassistenzen halten Projekte organisatorisch zusammen: Sie planen Termine, dokumentieren Fortschritte, überwachen Budgets und sind Anlaufstelle für Projektleitung und Team. Der Beruf ist stark koordinierend und läuft im Hintergrund der eigentlichen Facharbeit.
Teamassistenzen halten den organisatorischen Betrieb einer Abteilung am Laufen: Termine, Reisen, Rechnungen, Korrespondenz und die Vorbereitung von Besprechungen. Sie arbeiten für mehrere Personen gleichzeitig und sind meist die erste Anlaufstelle im Team.
Die Vorstandsassistenz organisiert den Arbeitsalltag eines Vorstandsmitglieds oder der Geschäftsführung: Termine, Reisen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen. Sie arbeitet an der Schnittstelle zwischen Unternehmensspitze, Fachabteilungen und externen Partnern.
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