Was macht eine Vertriebsassistenz?
Eine Vertriebsassistenz sorgt dafür, dass der Verkauf reibungslos läuft, ohne selbst im Mittelpunkt der Verhandlung zu stehen. Der Tag beginnt meist mit dem Postfach: Kundenanfragen weiterleiten, Angebotswünsche aufnehmen, Rückfragen zu Lieferterminen beantworten. Danach werden Angebote im ERP-System erstellt, Preise und Rabattstaffeln geprüft, Auftragsbestätigungen versendet und Reklamationen an die zuständigen Stellen weitergegeben. Für den Außendienst werden Termine koordiniert, Reisen gebucht, Präsentationen vorbereitet und Kundendaten im CRM aktualisiert. Dazu kommen Auswertungen: Umsatzlisten, Forecast-Tabellen, Provisionsübersichten, Vorbereitung von Vertriebsmeetings. In vielen Betrieben gehört auch die Betreuung kleinerer Kunden dazu, die kein eigener Außendienstmitarbeiter besucht. Wer bei Messen mitarbeitet, kümmert sich um Standlogistik, Besucherlisten und die Nachbearbeitung von Kontakten.
Wie wird man Vertriebsassistenz?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, im Groß- und Außenhandel, für Industrie oder für Spedition. Ein bestimmter Ausbildungsberuf ist nicht vorgeschrieben, entscheidend sind kaufmännisches Verständnis und Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen. Auch Quereinsteiger mit Erfahrung im Einzelhandel, in der Sachbearbeitung oder in der Hotellerie kommen in diese Stellen, sofern sie sich schnell in Software einarbeiten. Wer Betriebswirtschaft studiert hat, nutzt die Position häufig als Einstieg und wechselt später in den Innen- oder Außendienst. Wichtig sind sichere Kenntnisse in Excel, Erfahrung mit einem CRM wie Salesforce oder einem ERP wie SAP und - in exportierenden Betrieben - Englisch für Schriftverkehr und Telefonate.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist selten planbar. Der Außendienst meldet sich kurzfristig, ein Kunde besteht auf einem Termin, die Fertigung kann nicht liefern - und die Vertriebsassistenz muss zwischen allen Beteiligten vermitteln, ohne Entscheidungsbefugnis zu haben. Das erzeugt Druck von mehreren Seiten gleichzeitig. Viele Aufgaben sind repetitiv, gleichzeitig kosten Fehler Geld: ein falscher Preis im Angebot, eine vergessene Frist. Zum Monats- und Quartalsende wird es regelmäßig hektisch. Die Arbeitszeiten liegen üblicherweise in normalen Bürozeiten, Überstunden sind zum Abschluss von Perioden oder rund um Messen aber normal. Wer Anerkennung nur über sichtbare Abschlüsse bekommt, ist in dieser Rolle unzufrieden: der Erfolg gehört formal dem Vertrieb. Belastend ist auch, dass die Position in manchen Unternehmen als reine Zuarbeit gesehen und entsprechend niedrig bezahlt wird.
Aussichten
Vertriebsassistenzen werden branchenübergreifend gesucht, von Maschinenbau über Medizintechnik bis zu Dienstleistern. Ein Teil der Routinearbeit verschwindet allerdings: Angebotserstellung, Auftragserfassung und Standardkorrespondenz werden zunehmend automatisiert. Wer bleiben will, sollte in Richtung Auftragsabwicklung, Key-Account-Support, CRM-Betreuung oder Vertriebscontrolling weitergehen. Die Position ist ein guter Ausgangspunkt für den Wechsel in den Vertriebsinnendienst mit eigener Kundenverantwortung oder in den Außendienst. Fortbildungen zum Fachwirt für Vertrieb oder eine Weiterbildung im Bereich Datenanalyse verbessern die Chancen deutlich.
