Was macht eine Teamleitung Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet alles, was ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet. Eingangsrechnungen kommen in großer Zahl, per Mail, über Portale oder als Papier, und müssen gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, kontiert, sachlich freigegeben und gebucht werden. Die Teamleitung organisiert diesen Durchlauf: Sie verteilt Arbeitspakete, legt Prioritäten fest, entscheidet über Zweifelsfälle bei Umsatzsteuer, Reverse Charge oder Bauleistungen und gibt die Zahlläufe frei. Zum Monatsabschluss stimmt sie Kreditorenkonten ab, bildet Rückstellungen für nicht eingegangene Rechnungen und erklärt Abweichungen gegenüber Controlling und Abschlussprüfern.
Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Abstimmung. Der Einkauf hat nicht bestellt, der Fachbereich gibt nicht frei, der Lieferant mahnt, die Rechnung passt nicht zum Preis im Rahmenvertrag. Die Teamleitung räumt solche Blockaden weg und hält gleichzeitig die internen Kontrollen ein, etwa das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen und die Prüfung von Bankdatenänderungen gegen Betrugsversuche. Dazu kommen Personalthemen: Einarbeitung, Urlaubsplanung, Mitarbeitergespräche, in vielen Häusern auch Kennzahlen wie Durchlaufzeit pro Rechnung oder Anteil automatisch verbuchter Belege.
Wie wird man Teamleitung Kreditorenbuchhaltung?
Der häufigste Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa Industriekauffrau, Steuerfachangestellter oder Kaufmann für Büromanagement, gefolgt von mehreren Jahren in der Buchhaltung. Darauf setzen viele die Weiterbildung zum Finanzbuchhalter oder Bilanzbuchhalter, die für Leitungspositionen oft erwartet wird. Ein Studium in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Accounting ist der zweite Weg, verkürzt die Zeit bis zur Führungsaufgabe aber nur, wenn Praxis in der Belegbearbeitung dazukommt.
Quereinstiege gelingen aus der Debitorenbuchhaltung, aus dem Einkauf oder aus Shared-Service-Centern. Entscheidend sind sichere Kenntnisse in Umsatzsteuer und Kontierung sowie Routine in einem ERP-System, meist SAP FI oder Microsoft Dynamics. Englisch wird in Konzernen und Servicezentren regelmäßig verlangt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit läuft nach festen Terminen. Zahlläufe, Skontofristen und Monatsabschlüsse verschieben sich nicht, deshalb sind die ersten Arbeitstage jedes Monats und der Jahresabschluss regelmäßig Phasen mit Überstunden. Wer Genauigkeit unter Zeitdruck nicht mag, wird damit Mühe haben: Ein falsch erfasstes Konto oder eine doppelt gezahlte Rechnung fällt auf und muss aufwendig korrigiert werden.
Der Beruf ist überwiegend Bildschirmarbeit im Büro oder Homeoffice, körperlich unbelastend, aber wenig abwechslungsreich in den Grundvorgängen. Führung bedeutet hier häufig, Teams mit hoher Fluktuation und knapper Besetzung zusammenzuhalten, während gleichzeitig automatisiert wird. Das erzeugt Unruhe, die die Teamleitung auffangen muss, oft ohne selbst über die Systementscheidungen zu bestimmen.
Aussichten
Eingangsrechnungen fallen in jedem Unternehmen an, die Nachfrage nach erfahrenen Kräften ist stabil und in Ballungsräumen deutlich höher als das Angebot. Gleichzeitig verändert sich der Inhalt der Arbeit: Rechnungserkennung, automatische Kontierung und die verpflichtende elektronische Rechnung verringern die manuelle Erfassung und verlagern den Schwerpunkt auf Prozesssteuerung, Ausnahmefälle und Steuerthemen. Wer sich in Automatisierungsprojekten einbringt, hat die besseren Karten.
Entwicklungswege führen zur Leitung der gesamten Finanzbuchhaltung, in Shared-Service-Centern zum Prozess- oder Standortverantwortlichen, mit Bilanzbuchhalterabschluss auch in Richtung Abschlusserstellung oder Konzernrechnungswesen.