Was macht ein Sachbearbeiter Abrechnung?
Am Anfang steht immer eine Leistung, die abgerechnet werden muss: eine Warenlieferung, eine Reparatur, eine Pflegevisite, eine Baustelle, geleistete Arbeitsstunden. Der Sachbearbeiter Abrechnung sammelt die Nachweise dazu, prüft sie gegen Auftrag, Vertrag oder Tarifwerk und erzeugt daraus die Rechnung. Dazu gehört das Erfassen von Leistungsdaten, das Anlegen und Kontrollieren von Stammdaten, das Prüfen von Preisen, Rabatten, Zuschlägen und Steuersätzen sowie das Versenden der Belege an Kunden, Krankenkassen, Versicherungen oder öffentliche Auftraggeber.
Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, Abweichungen zu klären. Eine Stundenliste passt nicht zum Auftrag, ein Material fehlt in der Erfassung, eine Kasse weist eine Position zurück, ein Kunde reklamiert eine Position. Dann wird telefoniert, in Systemen recherchiert und mit Vertrieb, Lager, Technik oder Personalabteilung abgestimmt. Je nach Branche kommen Mahnwesen, offene-Posten-Listen, Gutschriften, Storni und die Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen dazu. In der Lohnabrechnung liegt der Schwerpunkt auf Zeitwirtschaft, Zuschlägen, Sozialversicherung und Bescheinigungen.
Wie wird man Sachbearbeiter Abrechnung?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann, Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement oder als Steuerfachangestellter. Auch medizinische Fachangestellte wechseln häufig in die Abrechnung von Praxen, Kliniken oder Pflegediensten, weil sie die Leistungskataloge kennen. Ein Studium ist nicht nötig.
Quereinstieg ist in diesem Berufsfeld realistisch, vor allem in Unternehmen mit hohem Belegvolumen. Wer sicher mit Zahlen umgeht, Excel beherrscht und sorgfältig arbeitet, wird häufig eingearbeitet. Erwartet wird dann Bereitschaft zur Weiterbildung: Kurse zu Umsatzsteuer, zu Abrechnungssystemen wie SAP, DATEV oder branchenspezifischer Software, in der Gesundheitsbranche zu GOÄ, EBM, DRG oder SGB XI.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist repetitiv und stark von Fristen getrieben. Zum Monatsende oder zum Abrechnungsstichtag entsteht regelmäßig Druck, weil ein festes Volumen in wenigen Tagen fehlerfrei durch muss. Fehler fallen auf und kosten Geld, entweder in Form verspäteter Zahlungen oder zurückgewiesener Abrechnungen. Wer Genauigkeit als lästig empfindet, wird hier nicht glücklich.
Der Alltag ist Bildschirmarbeit im Sitzen, meist zu geregelten Zeiten von Montag bis Freitag, oft mit Gleitzeit und in vielen Betrieben teilweise im Homeoffice. Schichtdienst ist unüblich. Belastend sind eher die Konflikte: Kunden, die Rechnungen bestreiten, Kollegen, die Nachweise nicht liefern, Kassen, die formale Gründe für Absagen finden. Dazu kommt, dass Regelwerke sich ändern und ständig nachgelernt werden muss.
Aussichten
Abgerechnet wird in jeder Branche, deshalb ist die Nachfrage stabil und breit verteilt. Gleichzeitig automatisieren Unternehmen einfache Rechnungsläufe, elektronische Rechnungsstellung ist inzwischen Pflicht im Geschäftsverkehr mit Unternehmen. Reine Erfassungstätigkeiten nehmen dadurch ab, Prüfung, Klärung und Systempflege gewinnen an Bedeutung. Wer sich in einem komplexen Abrechnungsrecht auskennt, etwa im Gesundheitswesen, in der Bauabrechnung nach VOB oder in der Lohnabrechnung, ist schwer ersetzbar.
Entwicklungswege führen über Fortbildungen zum Fachwirt, zur Bilanzbuchhalterin oder zur Lohn- und Gehaltsbuchhalterin, außerdem in Teamleitung, Debitorenmanagement, Controlling oder Prozessbetreuung für Abrechnungssysteme.
