Was macht eine Notarfachangestellte?
Der Arbeitstag im Notariat dreht sich um Urkunden. Notarfachangestellte nehmen Anfragen auf, klären den Sachverhalt und fertigen den Entwurf eines Grundstückskaufvertrags, einer Vollmacht, eines Testaments oder einer Satzung nach den Vorgaben des Notars an. Sie fordern Unterlagen an: Grundbuchauszüge, Auszüge aus dem Handelsregister, Wohnungsgrundbücher, Verwalterzustimmungen, steuerliche Identifikationsnummern. Sie terminieren Beurkundungen, schreiben Beteiligte an und stellen die Akte für den Termin zusammen.
Nach der Beurkundung beginnt der Vollzug, der oft mehr Zeit kostet als der Entwurf. Anträge gehen an das Grundbuchamt und das Handelsregister, Löschungsunterlagen an Banken, Anzeigen an das Finanzamt und die Gemeinde wegen des Vorkaufsrechts. Notarfachangestellte überwachen Fristen, prüfen den Eingang von Genehmigungen und Unbedenklichkeitsbescheinigungen und geben den Kaufpreis erst frei, wenn alle Voraussetzungen vorliegen. Am Ende steht die Kostenrechnung nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz, die nicht frei verhandelt, sondern nach festen Werten berechnet wird. Dazu kommen Aktenführung, Urkundenrolle, Verwahrungsbuch und Telefonate mit Käufern, Verkäufern, Maklern und Sachbearbeitern.
Wie wird man Notarfachangestellte?
Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zum Notarfachangestellten oder zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten. Ausgebildet wird im Notariat, der theoretische Teil läuft in der Berufsschule, geprüft wird vor der zuständigen Notarkammer. Betriebe erwarten meist einen mittleren Schulabschluss oder Abitur; ein sicheres schriftliches Deutsch ist wichtiger als Mathematiknoten. Der Quereinstieg kommt vor, etwa aus dem Rechtsanwaltssekretariat, aus der Verwaltung oder aus der Immobilienbranche, verlangt aber Einarbeitung über Jahre, weil Grundbuch- und Registerrecht nicht nebenbei zu lernen sind. Wer schon im Beruf steht, kann sich zum Notarfachwirt weiterbilden.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist fehlerintolerant. Eine falsche Flurstücksnummer, eine übersehene Löschungsvollmacht oder eine versäumte Frist kann Kaufpreiszahlungen verzögern und Haftungsfragen auslösen. Entsprechend hoch ist der Anspruch an Genauigkeit über den ganzen Tag. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel im Rahmen üblicher Bürozeiten, es gibt keinen Schichtdienst, aber zum Monatsende und bei Beurkundungswellen fallen Überstunden an. Belastend sind eher die Gleichzeitigkeit vieler offener Akten und der Publikumsverkehr: Beteiligte sind bei Immobiliengeschäften angespannt, stellen dieselben Fragen mehrfach und erwarten Rechtsauskünfte, die Notarfachangestellte nicht geben dürfen. Der Umgang mit Vertraulichkeit ist Pflicht, Diskretion nach außen gehört zum Beruf. Wer freies Gestalten sucht, wird die enge Bindung an Formvorschriften als Einschränkung erleben.
Aussichten
Notariate finden seit Jahren schwer qualifiziertes Personal, besonders in Ballungsräumen und bei Fachkräften mit Grundbucherfahrung. Wer die Ausbildung abgeschlossen hat, findet in der Regel schnell eine Stelle, oft mit Auswahl zwischen mehreren Angeboten. Die Konjunktur am Immobilienmarkt beeinflusst die Auslastung, das Erb- und Gesellschaftsrecht gleicht Schwankungen teilweise aus. Entwicklungswege führen über die Spezialisierung auf Gesellschaftsrecht, Erbrecht oder Nachlassabwicklung, über die Prüfung zum Notarfachwirt und in die Büroleitung größerer Notariate. Die Digitalisierung verändert die Abläufe: elektronischer Rechtsverkehr, Online-Beurkundung bei GmbH-Gründungen und elektronische Registerkommunikation nehmen Schreibarbeit ab und verlagern das Gewicht auf Prüfung und Vollzug.
