Mitarbeiter im Auftragsmanagement nehmen Kundenaufträge auf, erfassen sie im ERP-System und begleiten sie bis zur Lieferung und Rechnung. Sie sind die Schnittstelle zwischen Vertrieb, Lager, Produktion und Kunden.
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| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.400 € | 2.800 € | 3.200 € | 33.600 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.000 € | 3.500 € | 4.100 € | 42.000 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.800 € | 4.400 € | 5.300 € | 52.800 € |
Entscheidend sind Branche und Tarifbindung: In tarifgebundenen Betrieben der Metall- und Elektroindustrie oder der Chemie liegt das Gehalt deutlich über dem, was kleinere Handels- und Dienstleistungsbetriebe ohne Tarifvertrag zahlen. Zusatzaufgaben wie Exportabwicklung, Zoll oder Key-Account-Betreuung wirken sich ebenfalls aus.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Ein Auftrag kommt per E-Mail, über ein Kundenportal oder als EDI-Datensatz herein. Im Auftragsmanagement wird geprüft, ob Artikelnummern, Mengen, Preise und Konditionen zur Vereinbarung passen, ob der Kunde ein offenes Kreditlimit hat und ob die Ware verfügbar ist. Der Auftrag wird im ERP-System angelegt – meist SAP, Microsoft Dynamics oder eine Branchenlösung – und mit einem Liefertermin bestätigt. Danach beginnt die Begleitung: Lieferscheine anstoßen, Termine mit Lager oder Produktion abstimmen, Speditionen beauftragen, Teillieferungen dokumentieren, Rechnungen freigeben.
Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Abweichungen. Ein Artikel ist nicht auf Lager, ein Kunde will die Menge kurzfristig ändern, eine Sendung ist beschädigt angekommen, eine Rechnung wird bestritten. Dann heißt es telefonieren, nachfassen, Gutschriften und Retouren erfassen, Reklamationen an die Qualitätssicherung weitergeben. Am Monatsende kommen Auswertungen dazu: offene Aufträge, Rückstände, Liefertreue.
Der klassische Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekaufmann, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Kaufmann für Büromanagement oder Kaufmann für Spedition und Logistikdienstleistung. Die Ausbildung dauert drei Jahre und läuft dual. Wer aus einem anderen kaufmännischen Bereich kommt, aus dem Vertriebsinnendienst, der Sachbearbeitung oder dem Kundenservice, hat gute Chancen auf einen Quereinstieg, weil die Systeme im Betrieb erlernt werden. Ein betriebswirtschaftliches Studium ist nicht nötig, hilft aber beim Aufstieg. Wichtiger als der Abschluss sind sicherer Umgang mit ERP-Systemen und Excel sowie Englisch, sobald Auslandskunden im Spiel sind.
Die Arbeit ist büro- und bildschirmgebunden, überwiegend zu normalen Geschäftszeiten, in Teilen auch im Homeoffice. Belastend ist weniger die einzelne Aufgabe als die Gleichzeitigkeit: Telefon, Mailpostfach, Systemmeldungen und Kollegen aus dem Vertrieb konkurrieren um Aufmerksamkeit. Fehler bei Preisen, Mengen oder Terminen werden schnell teuer und sind gut nachvollziehbar, entsprechend hoch ist der Anspruch an Genauigkeit.
Wer Konflikte scheut, tut sich schwer. Kunden reagieren verärgert auf verschobene Termine, die man selbst nicht verschuldet hat, und intern muss man Zusagen einfordern. Zum Quartals- und Jahresende steigt die Auftragslast deutlich, Urlaub ist dann schlecht planbar. Ein Teil der Routinen wird zunehmend automatisiert; wer nur Daten abtippt, muss damit rechnen, dass sich der Aufgabenzuschnitt verändert.
Auftragsmanagement wird in nahezu jedem produzierenden und handelnden Unternehmen gebraucht, die Nachfrage ist stabil und nicht auf eine Branche beschränkt. Das macht die Position vergleichsweise sicher, aber auch austauschbar, solange keine Spezialisierung dazukommt. Wer sich in Exportabwicklung, Zollrecht, Key-Account-Betreuung oder in der Anpassung von ERP-Prozessen auskennt, wird schwerer zu ersetzen. Entwicklungswege führen in die Teamleitung des Innendienstes, in den Vertrieb, in die Disposition, ins Supply Chain Management oder über eine Weiterbildung zum Fachwirt in eine Fachkoordination.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung im kaufmännischen Bereich, etwa als Industriekaufmann, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Büromanagement. Der Einstieg erfolgt danach direkt in den Innendienst oder das Auftragszentrum, wo die betriebseigenen Systeme und Abläufe eingearbeitet werden. Ein Quereinstieg aus anderer kaufmännischer Sachbearbeitung ist verbreitet, eine Weiterbildung zum Fachwirt oder Betriebswirt öffnet Wege in die Koordination.
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Disponenten planen den Einsatz von Fahrzeugen, Waren, Aufträgen oder Personal und halten Termine, Kosten und gesetzliche Vorgaben im Blick. Sie sind die Schaltstelle zwischen Kunden, Fahrern, Lager und Verwaltung.
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