Was macht HR Operations?
HR Operations ist die verwaltende Seite der Personalarbeit. Wer hier arbeitet, erstellt Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, legt neue Beschäftigte im HR-System an, pflegt Stammdaten wie Adresse, Steuerklasse oder Arbeitszeit und bereitet die monatlichen Daten für die Gehaltsabrechnung vor. Dazu kommen Arbeitgeberbescheinigungen, Arbeitszeugnisse, Meldungen zu Elternzeit oder Krankheit und die Abwicklung von Austritten. Ein großer Teil des Tages besteht aus Anfragen von Beschäftigten und Führungskräften, die oft über ein Ticketsystem oder per E-Mail eingehen: eine fehlende Bescheinigung, eine Frage zum Urlaubsanspruch, ein Fehler in der Abrechnung. In größeren Unternehmen gehören auch Auswertungen zu Fehlzeiten oder Fluktuation, die Pflege von Vorlagen und die Verbesserung von Abläufen dazu, etwa bei der Einführung einer neuen Software wie SAP SuccessFactors, Workday oder Personio.
Wie wird man HR Operations?
Einen festen Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Ein häufiger Weg ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa zur Kauffrau für Büromanagement oder zum Personaldienstleistungskaufmann, danach Berufserfahrung in einer Personalabteilung. Viele ergänzen das mit der Weiterbildung zum Personalfachkaufmann bei der IHK. Ebenso verbreitet ist ein Bachelorstudium in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal, Wirtschaftspsychologie oder Wirtschaftsrecht. Quereinstieg ist möglich, vor allem aus der Teamassistenz, der Lohnbuchhaltung oder der Sachbearbeitung, wenn Grundkenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht vorhanden sind oder schnell erworben werden.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist genau und oft kleinteilig. Ein falsch eingetragenes Eintrittsdatum oder eine vergessene Gehaltsänderung hat direkte Folgen für das Geld anderer Menschen. Rund um den Abrechnungsschluss jeder Monat entsteht Termindruck, in dem sich Anfragen stapeln. Viele Tätigkeiten wiederholen sich, was nicht jedem liegt. Gleichzeitig ändern sich gesetzliche Vorgaben regelmäßig, etwa beim Nachweisgesetz oder bei Meldeverfahren, und müssen umgesetzt werden. Der Umgang mit Gesundheitsdaten, Gehältern und Kündigungen verlangt Verschwiegenheit und Taktgefühl, auch wenn Beschäftigte verärgert oder verunsichert sind. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm, meist zu regulären Bürozeiten, häufig mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. In international aufgestellten Unternehmen ist Englisch im Alltag üblich.
Aussichten
Personalverwaltung braucht jedes Unternehmen ab einer gewissen Größe, die Nachfrage ist entsprechend stabil. Zugleich verändert sich das Feld: Einfache Routineaufgaben werden zunehmend automatisiert, über Self-Service-Portale an Beschäftigte verlagert oder in Shared-Service-Center gebündelt, teils auch ins Ausland. Gefragt sind deshalb Leute, die Systeme beherrschen und Prozesse verbessern können, nicht nur Formulare bearbeiten. Wer sich weiterentwickeln will, kann in die Entgeltabrechnung wechseln, sich als HRIS-Spezialistin auf HR-Software konzentrieren, eine Teamleitung in HR Operations übernehmen oder mit zusätzlicher Erfahrung in Richtung HR Business Partner gehen.
