Was macht ein Host im Bereich Service & Reception?
Der Arbeitstag beginnt meist damit, den Empfangsbereich zu öffnen, die Übergabe der vorherigen Schicht zu lesen und die Besucherliste des Tages zu prüfen. Danach kommen die Menschen: Kunden, Bewerber, Lieferanten, Handwerker, Hotelgäste. Hosts begrüßen sie, gleichen Termine ab, stellen Besucherausweise aus, informieren die zuständige Abteilung und begleiten Gäste in Besprechungsräume. Parallel läuft die Telefonzentrale, das zentrale E-Mail-Postfach und die Postbearbeitung.
Dazu kommen organisatorische Aufgaben: Besprechungsräume buchen und für den nächsten Termin herrichten, Getränke und Catering bestellen, Kuriere und Taxis beauftragen, Büromaterial nachordern, Schlüssel und Zugangskarten verwalten. In Hotels gehören Check-in und Check-out, Zimmerzuteilung, Kassenführung und Reklamationen dazu, im Veranstaltungsbereich Akkreditierung, Garderobe und Gästelisten. Wer am Empfang arbeitet, hält viele kleine Fäden gleichzeitig in der Hand und muss zwischen Telefon, Gast am Schalter und System wechseln, ohne den Überblick zu verlieren.
Wie wird man Host im Bereich Service & Reception?
Es gibt keinen geschützten Ausbildungsberuf mit dieser Bezeichnung. Der häufigste Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachmann oder Kaufmann im Einzelhandel, jeweils drei Jahre im Betrieb und in der Berufsschule. Auch Veranstaltungskaufleute und Tourismuskaufleute landen häufig am Empfang.
Der Quereinstieg ist verbreitet und realistisch. Viele Arbeitgeber, darunter spezialisierte Empfangsdienstleister, stellen Bewerber mit Erfahrung aus Service, Handel oder Callcenter ein und schulen intern auf Telefonanlage, Besuchermanagement und Hausregeln. Sicheres Deutsch und gutes Englisch sind fast immer Bedingung, weitere Sprachen ein deutlicher Vorteil. Wichtiger als ein bestimmter Abschluss sind Auftreten, Verlässlichkeit und Ruhe unter Druck.
Was der Beruf verlangt
Der Empfang ist ein sichtbarer Arbeitsplatz. Freundlichkeit ist Teil der Leistung, auch wenn der Gast unhöflich, der Tag lang und die Telefonleitung dauerbelegt ist. Wer Konflikte schlecht aushält oder ungern im Blickfeld arbeitet, wird damit Mühe haben.
In Unternehmen liegen die Zeiten meist zwischen sieben und neunzehn Uhr im Früh- und Spätdienst, in Hotels und bei Veranstaltungen kommen Wochenenden, Feiertage und Nachtschichten dazu. Der Empfang darf nicht unbesetzt sein, spontane Pausen sind selten. Langes Sitzen oder Stehen an einem Platz, ständige Unterbrechungen und viele parallele Kleinstaufgaben prägen den Alltag. Diskretion ist Pflicht, weil am Empfang Informationen zusammenlaufen, die nicht weitergegeben werden dürfen. Teilzeit ist gut möglich, Befristungen und Einsätze über Dienstleister sind häufig, die Bezahlung liegt im unteren Bereich der kaufmännischen Berufe.
Aussichten
Empfangskräfte werden weiterhin gesucht, besonders in Ballungsräumen, bei Kanzleien, Kliniken, Autohäusern und in der Hotellerie. Reine Telefonzentralen werden dagegen zunehmend automatisiert, gefragt sind Kräfte, die zusätzlich Assistenz-, Office-Management- oder Facility-Aufgaben übernehmen.
Entwicklungswege führen in die Teamleitung eines Empfangs mit mehreren Standorten, in die Assistenz der Geschäftsführung, ins Office- oder Facility-Management oder bei Dienstleistern in die Objektbetreuung. Wer Zusatzqualifikationen sammelt, etwa Fremdsprachen, Buchhaltungsgrundlagen oder eine Weiterbildung zum Fachwirt, verbessert die Aussichten deutlich.
