Was macht ein Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement?
Im Betrieb lernen Auszubildende die Arbeit, die in fast jedem Büro anfällt: E-Mails und Briefe bearbeiten, Anrufe annehmen, Termine und Besprechungen koordinieren, Akten digital und auf Papier ablegen. Dazu kommen kaufmännische Aufgaben wie Angebote einholen, Büromaterial bestellen, Rechnungen prüfen und buchen, Zahlungseingänge kontrollieren und Daten in Tabellen auswerten. Je nach Betrieb arbeiten sie in der Personalabteilung mit, pflegen Kundendaten, bereiten Präsentationen vor oder planen Dienstreisen. Ein großer Teil des Tages findet am Bildschirm statt, meist mit Office-Programmen und betrieblicher Software wie ERP- oder Buchhaltungssystemen. Im Laufe der Ausbildung durchlaufen Auszubildende oft mehrere Abteilungen und übernehmen schrittweise eigene Aufgaben.
Wie wird man Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement?
Die Ausbildung ist dual und dauert drei Jahre. Gelernt wird im Betrieb und an der Berufsschule, meist an ein bis zwei Tagen pro Woche oder im Blockunterricht. Ein bestimmter Schulabschluss ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, die meisten Betriebe stellen jedoch Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerem Schulabschluss oder Abitur ein. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen. Die Abschlussprüfung vor der IHK oder einer anderen zuständigen Stelle ist gestreckt: Teil 1 findet etwa zur Hälfte der Ausbildung statt und prüft informationstechnisches Büromanagement, Teil 2 am Ende umfasst Kundenbeziehungsprozesse, Wirtschafts- und Sozialkunde sowie ein Fachgespräch zu zwei Wahlqualifikationen, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat oder kaufmännische Steuerung. Auch Umschulungen über die Agentur für Arbeit sind verbreitet, häufig in verkürzter Form für Erwachsene mit Berufserfahrung.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber sitzend und bildschirmlastig, was auf Dauer Rücken und Augen belastet. Gefragt sind Sorgfalt, ein guter Umgang mit Zahlen und sicheres Deutsch in Wort und Schrift, denn Fehler in Rechnungen oder Briefen fallen auf. Viele Aufgaben wiederholen sich, gerade zu Beginn der Ausbildung bestehen sie oft aus Ablage, Datenpflege und Telefondienst. Wer Abwechslung oder Bewegung sucht, empfindet das als eintönig. Zugleich kommen Anfragen von mehreren Seiten gleichzeitig, sodass Prioritäten gesetzt werden müssen, auch unter Zeitdruck. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen tagsüber, Schichtdienst gibt es kaum. Neben dem Betrieb verlangt die Berufsschule Lernaufwand, vor allem in Rechnungswesen und Wirtschaftslehre.
Aussichten
Der Beruf gehört zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist das Angebot an Ausbildungsplätzen, aber auch die Konkurrenz um Stellen in beliebten Unternehmen und im öffentlichen Dienst. Nach dem Abschluss ist die Übernahme in vielen Betrieben üblich. Digitalisierung und Automatisierung verändern das Berufsbild: Einfache Routinetätigkeiten wie Ablage oder Datenerfassung fallen zunehmend weg, während Organisation, Koordination und der Umgang mit Software wichtiger werden. Wer sich weiterbildet, hat gute Entwicklungsmöglichkeiten, etwa zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Personalfachkaufmann, zum Bilanzbuchhalter oder zum Betriebswirt. Auch ein anschließendes Studium, etwa in Betriebswirtschaft, ist ein häufiger Weg.
