Was macht eine Assistenz der Geschäftsführung?
Die Assistenz der Geschäftsführung ist die organisatorische Schaltstelle zwischen der Unternehmensleitung, den Abteilungen und externen Partnern. Der Tag beginnt oft mit dem Sichten des Posteingangs: E-Mails vorsortieren, Anfragen beantworten oder weiterleiten, Dringendes markieren. Dazu kommt die Terminplanung, die selten so bleibt, wie sie am Morgen aussah. Besprechungen und Vorstandssitzungen werden vorbereitet, Unterlagen zusammengestellt, Protokolle geschrieben und Aufgaben aus Meetings nachverfolgt. Geschäftsreisen werden gebucht, Reisekosten abgerechnet. Viele Assistenzen erstellen Präsentationen, werten Zahlen in Excel aus, bereiten Berichte vor oder betreuen eigene Projekte, etwa die Organisation einer Firmenveranstaltung oder die Einführung eines neuen Ablagesystems. In internationalen Unternehmen läuft ein großer Teil der Korrespondenz auf Englisch. Der Umgang mit vertraulichen Informationen wie Personalangelegenheiten, Verträgen oder Finanzdaten gehört zum Alltag.
Wie wird man Assistenz der Geschäftsführung?
Einen geschützten Ausbildungsweg gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, häufig als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann oder Industriekauffrau, ergänzt um einige Jahre Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung. Wer gezielt aufsteigen will, kann sich bei der IHK zur Geprüften Management-Assistentin oder zum Geprüften Management-Assistenten weiterbilden oder eine Fortbildung zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation machen. Zunehmend stellen Unternehmen auch Absolventinnen und Absolventen eines Bachelorstudiums in Betriebswirtschaft oder International Management ein, besonders bei Konzernen und in Positionen mit viel Projektarbeit. Quereinstieg ist möglich, wenn Erfahrung in Organisation, sehr gute Office-Kenntnisse und gutes Englisch vorhanden sind; Fremdsprachenkorrespondentinnen und Hotelfachleute wechseln nicht selten in diesen Beruf.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit richtet sich nach dem Rhythmus der Geschäftsführung. Wenn ein wichtiger Termin ansteht, eine Präsentation fertig werden muss oder ein Flug ausfällt, wird es spät. Überstunden sind in vielen Stellen üblich, Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit wird mancherorts stillschweigend erwartet. Die Tätigkeit ist von ständigen Unterbrechungen geprägt: Telefon, Rückfragen und neue Prioritäten zerreißen den Tag, konzentriertes Arbeiten an einer Aufgabe ist oft nur am Rand möglich. Hinzu kommt die Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Passt die Zusammenarbeit mit der Chefin oder dem Chef nicht, wird der Beruf schnell zermürbend. Diskretion, Belastbarkeit, ein sicheres Auftreten und die Fähigkeit, freundlich zu bleiben, wenn andere es nicht sind, sind keine Floskeln, sondern Voraussetzung. Körperlich ist der Beruf wenig belastend, das lange Sitzen am Bildschirm ausgenommen.
Aussichten
Assistenzstellen gibt es in nahezu allen Branchen und Betriebsgrößen, die Nachfrage ist stabil. Routineaufgaben wie Terminabstimmung oder Reisebuchung werden allerdings zunehmend von Software übernommen. Gefragt sind deshalb vor allem Assistenzen, die eigenständig Projekte steuern, Zahlen aufbereiten und Abläufe verbessern können. Mit wachsender Erfahrung führt der Weg zur Assistenz des Vorstands, zur Büroleitung oder in die Leitung eines Assistenzteams. Manche wechseln in das Projektmanagement, die Unternehmenskommunikation, das Office Management oder die Personalabteilung. Teilzeitstellen sind möglich, auf Positionen direkt bei der obersten Leitung aber seltener.
