Die Lohnabrechnung lesen: Zeile für Zeile

Zwischen dem Bruttobetrag oben auf der Abrechnung und dem Betrag, der auf dem Konto ankommt, stehen ein Dutzend Zeilen mit Abkürzungen. Dieser Text erklärt, was dort passiert, in welcher Reihenfolge gerechnet wird und woran Sie erkennen, dass etwas nicht stimmt.

Beitragssätze, Grenzwerte und Freibeträge nennt er bewusst nicht. Sie werden jedes Jahr neu festgesetzt, und eine Zahl aus einem Ratgeber ist im Zweifel die Zahl des Vorjahres. Die geltenden Werte stehen in der Abrechnung selbst und bei der Krankenkasse. Was sich kaum ändert, ist die Mechanik – und um die geht es hier.

Sie haben einen Anspruch auf die Abrechnung

Nach § 108 Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Textform heißt: Papier oder Datei, eine Unterschrift ist nicht nötig, eine mündliche Auskunft genügt nicht.

Was darin stehen muss, ist ebenfalls geregelt: der Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Entgelts sowie Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen. Die Einzelheiten regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung, weshalb die Abrechnungen verschiedener Betriebe einander ähneln.

Die Pflicht entfällt nur, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Angaben geändert haben (§ 108 Abs. 2 GewO). Wer über Monate keine Abrechnung bekommt, kann sie verlangen.

Brutto, Netto und die zwei Bemessungsgrundlagen

Das Gesamtbrutto ist die Summe aus Grundentgelt, Zuschlägen, Zulagen, Sachbezügen und Sonderzahlungen. Es ist die Zahl, über die verhandelt wird, wenn Sie über Gehalt sprechen – und die einzige, die zwischen zwei Arbeitsverhältnissen vergleichbar ist.

Aus dem Gesamtbrutto werden zwei getrennte Bemessungsgrundlagen gebildet: ein Steuerbrutto und ein Sozialversicherungsbrutto. Sie fallen auseinander, sobald Bestandteile enthalten sind, die steuerfrei, aber beitragspflichtig sind oder umgekehrt. Der häufigste Fall sind steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit; wie die funktionieren, steht in Zuschläge und Zulagen.

Von diesen beiden Größen werden Steuern und Beiträge unabhängig voneinander berechnet – nicht nacheinander. Erst danach folgt das Netto, und erst darunter stehen die Posten, die mit der Abrechnung selbst nichts zu tun haben: Vorschüsse, vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen, Beiträge zur Kantine.

Die Steuern

Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Der Arbeitgeber behält sie ein und führt sie ab; er haftet dafür, dass der Abzug richtig ist. Die dafür nötigen Merkmale – Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession – ruft er elektronisch beim Finanzamt ab.

Der Solidaritätszuschlag wird seit 2021 nur noch oberhalb einer hohen Freigrenze erhoben. Bei der großen Mehrheit der Beschäftigten steht in dieser Zeile eine Null oder gar nichts mehr.

Kirchensteuer zahlt nur, wer Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft ist. Bemessungsgrundlage ist nicht das Gehalt, sondern die Lohnsteuer; der Prozentsatz richtet sich nach dem Bundesland.

Die Sozialversicherung: vier Zweige

Die Beiträge gehen an vier Zweige: Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Der Grundsatz lautet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sie je zur Hälfte tragen. Auf der Abrechnung sehen Sie deshalb regelmäßig zwei Spalten – Ihren Anteil und den des Betriebs.

Von diesem Grundsatz gibt es drei Abweichungen, die man kennen sollte.

Erstens erhebt jede Krankenkasse zusätzlich zum allgemeinen Beitragssatz einen kassenindividuellen Zusatzbeitrag. Er unterscheidet sich von Kasse zu Kasse und wird ebenfalls hälftig getragen. Ein Kassenwechsel ist deshalb eine der wenigen Stellschrauben am Netto, die Sie allein bedienen können.

Zweitens zahlen Kinderlose in der Pflegeversicherung ab einem bestimmten Alter einen Zuschlag, den sie allein tragen. Umgekehrt wird die Zahl der Kinder seit 2023 berücksichtigt: Wer mehrere Kinder unter 25 Jahren hat, zahlt einen geringeren Beitrag. In Sachsen ist der Arbeitnehmeranteil in der Pflegeversicherung höher als anderswo, weil dort ein Feiertag erhalten blieb.

Drittens gibt es Umlagen für Entgeltfortzahlung, Mutterschutz und Insolvenzgeld. Die trägt der Arbeitgeber allein. Sie erscheinen auf der Abrechnung, mindern Ihr Netto aber nicht.

Zwei Gruppen weichen vom Bild der zwei gleichen Spalten ab. Wer privat krankenversichert ist, zahlt seinen Beitrag selbst und erhält vom Arbeitgeber einen Zuschuss, der auf der Abrechnung gesondert ausgewiesen wird. Und wer im Übergangsbereich oberhalb der Minijob-Grenze verdient, trägt einen verringerten Arbeitnehmeranteil, der mit steigendem Entgelt anwächst, bis die volle Hälfte erreicht ist.

Eingezogen wird alles als ein Gesamtsozialversicherungsbeitrag über die Krankenkasse, die als Einzugsstelle die Beiträge auf die Zweige verteilt.

Die Beitragsbemessungsgrenze als Deckel

Sozialversicherungsbeiträge werden nicht vom gesamten Entgelt erhoben, sondern nur bis zu einer Grenze. Was darüber liegt, bleibt beitragsfrei. Es gibt zwei solcher Grenzen – eine für Kranken- und Pflegeversicherung, eine höhere für Renten- und Arbeitslosenversicherung –, und beide werden jährlich neu festgesetzt.

Praktisch hat das zwei Folgen. Wer die Grenze überschreitet, dessen Netto wächst ab diesem Punkt schneller als das Brutto. Und in der Rentenversicherung bringt Entgelt oberhalb der Grenze keine zusätzlichen Ansprüche mehr.

Nicht zu verwechseln damit ist die Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung. Sie ist eine andere Zahl und entscheidet nicht über die Höhe des Beitrags, sondern darüber, ob jemand die gesetzliche Krankenversicherung verlassen darf.

Steuerklassen verteilen, sie sparen nicht

Die Steuerklasse bestimmt, wie viel Lohnsteuer monatlich einbehalten wird. Sie bestimmt nicht, wie viel Steuer am Ende geschuldet ist. Die Jahressteuer hängt am Jahreseinkommen, und die Steuererklärung rechnet ab, was im Laufe des Jahres zu viel oder zu wenig einbehalten wurde.

Bei Ehepaaren und eingetragenen Lebenspartnerschaften verschiebt die Kombination III/V die Last zugunsten des höheren Einkommens; die Kombination IV/IV mit Faktor verteilt sie realistischer. Beide Kombinationen führen zur Pflicht, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Wer nebenher ein zweites Arbeitsverhältnis hat, wird dort nach Klasse VI abgerechnet, in der kaum Freibeträge berücksichtigt sind.

Eine echte Wirkung hat die Steuerklasse trotzdem, und zwar dort, wo Leistungen am Nettoentgelt hängen: Elterngeld, Krankengeld, Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld. Wer eine solche Lage absehen kann, prüft die Klasse rechtzeitig; ein Wechsel ist mehrmals im Jahr möglich. Gespart wird durch die Steuerklasse nichts. Verschoben schon.

Geldwerter Vorteil

Was der Betrieb nicht in Geld, sondern in Sachen zuwendet, wird wie Entgelt behandelt. Auf der Abrechnung sieht das ungewohnt aus: Der Wert erhöht erst das Steuer- und Sozialversicherungsbrutto und wird danach vom Netto wieder abgezogen, weil er ja nicht ausgezahlt wurde.

Der bekannteste Fall ist der Dienstwagen mit privater Nutzung. Sein Wert wird pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung angesetzt oder per Fahrtenbuch nachgewiesen, für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten ermäßigte Ansätze. Hinzu kommt ein weiterer Betrag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Anders liegt es beim Jobticket: Zuschüsse zum öffentlichen Nahverkehr sind nach § 3 Nr. 15 Einkommensteuergesetz steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden – dafür mindern sie die Entfernungspauschale in der Steuererklärung. Auch Geräte und Möbel für das häusliche Arbeiten werden unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob sie überlassen oder übereignet werden; die Unterschiede stehen in wer die Homeoffice-Ausstattung zahlt.

Wenn etwas falsch ist

Rechnen Sie zuerst nach: Stundenzahl, Zuschläge, Krankheits- und Urlaubstage, Sonderzahlungen. Die meisten Abweichungen entstehen bei variablen Bestandteilen, nicht beim Grundentgelt.

Melden Sie den Fehler dann schriftlich der Lohnbuchhaltung und setzen Sie eine Frist. Das ist keine Förmelei, sondern Fristwahrung: Fast alle Arbeits- und Tarifverträge enthalten Ausschlussfristen, nach denen Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Zeit geltend gemacht werden. Üblich sind drei Monate ab Fälligkeit, oft zweistufig – erst gegenüber dem Arbeitgeber, danach vor Gericht. Kürzer als drei Monate darf eine solche Frist nach der Rechtsprechung nicht sein, und der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn verfällt gar nicht.

Fehlt eine Ausschlussfrist, bleibt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Bei falsch abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen ist die Krankenkasse als Einzugsstelle die richtige Adresse; ob Ihre Beiträge in der Rentenversicherung angekommen sind, zeigt der Versicherungsverlauf. Eine Ausschlussfrist fragt nicht, wer recht hat.

Was Sie aufheben sollten

Heben Sie die Abrechnungen auf – für die Rentenversicherung, für Anträge auf Elterngeld oder Wohngeld und für jede Bank. Die Lohnsteuerbescheinigung kommt einmal jährlich zu Beginn des Folgejahres und fasst zusammen, was Sie für die Steuererklärung brauchen.

Und lesen Sie die Abrechnung, bevor Sie über Ihr Gehalt verhandeln. Wer weiß, welcher Anteil seines Bruttos aus Zulagen und Zuschlägen besteht, vergleicht ein Angebot anders – etwa mit dem, was Elektroniker verdienen, oder mit den Angaben in den offenen Stellenangeboten.