Was macht ein Sales Support Specialist?
Der Vertrieb verkauft, der Sales Support sorgt dafür, dass hinter dem Verkauf alles funktioniert. Konkret heißt das: Angebote nach Vorgaben des Außendienstes kalkulieren und schreiben, Aufträge im ERP-System anlegen, Preise und Konditionen prüfen, Rahmenverträge nachhalten, Liefertermine mit Produktion oder Logistik abstimmen und Kunden informieren, wenn sich etwas verschiebt. Dazu kommt die Pflege des CRM-Systems, denn Vertriebsberichte sind nur so gut wie die Daten darin.
Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Kommunikation. Kunden rufen an, weil eine Rechnung nicht stimmt oder eine Sendung fehlt. Der Außendienst braucht kurzfristig Unterlagen für einen Termin am nächsten Morgen. Die Buchhaltung fragt nach einer Freigabe. Sales Support Specialists stehen zwischen diesen Parteien und müssen sortieren, was zuerst erledigt wird. Je nach Unternehmen kommen Messevorbereitung, Auswertungen von Umsatzzahlen, Ausschreibungsunterlagen oder die Betreuung kleinerer Bestandskunden hinzu.
Wie wird man Sales Support Specialist?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekauffrau, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Büromanagement. Danach folgt oft ein Einstieg im Vertriebsinnendienst, aus dem sich die Spezialisierung ergibt. Auch ein Bachelor in Betriebswirtschaft oder internationalem Management ist ein gängiger Zugang, besonders in Konzernen und im Auslandsgeschäft.
Eine geschützte Berufsbezeichnung gibt es nicht, entsprechend offen ist der Quereinstieg. Wer aus dem Einzelhandel, aus einer Serviceassistenz, aus der Auftragsabwicklung oder aus einem Sekretariat kommt und sicher mit ERP- und CRM-Systemen umgeht, hat gute Karten. Englisch wird in international tätigen Unternehmen vorausgesetzt, in vielen Fällen auch aktiv am Telefon. Sicherheit in Excel ist praktisch immer Bedingung.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit läuft überwiegend im Büro oder im Homeoffice, zu regulären Geschäftszeiten, mit gelegentlichen Spitzen zum Monats- und Quartalsende. Körperlich ist der Beruf unbelastend, mental fordert er Belastbarkeit unter Unterbrechung: Telefon, Mail und Chat laufen parallel, und konzentriertes Arbeiten an einem Angebot wird selten am Stück möglich sein.
Unangenehm empfinden viele die Zwischenposition. Sales Support Specialists tragen die Verantwortung dafür, dass Zusagen eingehalten werden, ohne selbst über Produktionskapazitäten oder Preisspielräume zu entscheiden. Wenn eine Lieferung platzt, meldet sich der Kunde bei ihnen. Auch die Sichtbarkeit ist geringer als im Außendienst: Der Umsatz wird anderen zugerechnet, Provisionen fließen selten oder nur anteilig. Fehler bei Preisen oder Mengen fallen dagegen unmittelbar auf.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, weil jedes Unternehmen mit erklärungsbedürftigen Produkten eine Auftragsabwicklung braucht. Gleichzeitig automatisieren Konfiguratoren, Kundenportale und angebundene Shops einen Teil der Routine, sodass sich die Stellen inhaltlich verschieben: weg von reiner Erfassung, hin zu Datenpflege, Prozessbetreuung und Kundenklärung. Wer nur tippt, gerät unter Druck; wer Systeme und Abläufe versteht, wird gebraucht.
Entwicklungswege führen in die Leitung des Vertriebsinnendienst, in das Key-Account-Management, in den Außendienst oder in Richtung Sales Operations und CRM-Administration. Ein Fachwirt oder ein berufsbegleitender Betriebswirt erleichtert den Schritt in eine Führungsrolle.