Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?
Die Arbeit besteht darin, den organisatorischen Unterbau eines Betriebs zu betreuen. Dazu gehört der Posteingang und Schriftverkehr, das Beantworten von Anfragen per Telefon und E-Mail, das Anlegen und Pflegen von Akten und Datenbanken, das Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Protokollen sowie das Buchen von Belegen. In Schulen, Bildungsträgern und sozialen Einrichtungen kommen Aufgaben hinzu, die es in der Industrie nicht gibt: Anmeldungen und Kursbelegungen verwalten, Teilnehmerlisten und Anwesenheiten führen, Bescheinigungen ausstellen, Förderanträge und Verwendungsnachweise vorbereiten, Elternanfragen entgegennehmen.
Die Ausbildung sieht zwei Wahlqualifikationen vor, die den Schwerpunkt festlegen: Auftragsbearbeitung, kaufmännische Steuerung, Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, Einkauf oder Öffentlichkeitsarbeit sind einige davon. Im Berufsalltag entscheidet die Stelle darüber, wie breit oder wie eng der Zuschnitt ausfällt. In kleinen Einrichtungen macht eine Person alles vom Bestellen der Büromaterialien bis zur Lohnvorbereitung, in großen Verwaltungen gibt es klar abgegrenzte Sachgebiete.
Wie wird man Kauffrau für Büromanagement?
Über die dreijährige duale Ausbildung, die 2014 die früheren Berufe Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation zusammengeführt hat. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss nötig, die meisten Betriebe stellen jedoch mit mittlerem Abschluss oder Abitur ein. Bei Verkürzung auf zweieinhalb oder zwei Jahre spielt die Vorbildung eine Rolle. Der Quereinstieg ist verbreitet: Wer schon Verwaltungserfahrung gesammelt hat, findet oft eine Stelle als Sachbearbeitung oder im Sekretariat, für die Externenprüfung bei der Kammer werden mehrere Jahre einschlägige Tätigkeit anerkannt.
Was der Beruf verlangt
Der Alltag ist überwiegend sitzend und bildschirmgebunden. Wer Abwechslung durch Bewegung braucht, wird das als anstrengend empfinden. Verlangt wird Sorgfalt auch bei Routine: Ein Zahlendreher in einer Rechnung oder ein vergessener Fristablauf fällt auf. Der Beruf lebt von Unterbrechungen, weil Anfragen von außen nicht wartbar sind, und wer die eigene Arbeit nicht strukturieren kann, kommt schnell in Verzug.
Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, Teilzeit ist häufig möglich, Schichtdienst gibt es nicht. Dafür gilt der Beruf als wenig sichtbar: Gute Büroorganisation fällt niemandem auf, Fehler dagegen sofort. Im Bildungs- und Sozialbereich kommt eine hohe Belastung durch dünne Personaldecken hinzu, dazu befristete Stellen, wenn sie an Projektmittel gebunden sind. In Sekretariaten von Schulen und Beratungsstellen gehört auch das Aushalten belastender Gespräche dazu.
Aussichten
Der Beruf gehört seit Jahren zu den am häufigsten gewählten Ausbildungen in Deutschland, entsprechend groß ist die Konkurrenz um attraktive Stellen. Nachfrage besteht durchgehend, weil jede Organisation Verwaltung braucht. Gleichzeitig fallen einfache Erfassungs- und Schreibtätigkeiten durch Digitalisierung weg, während Aufgaben mit Beratungs-, Koordinations- und Systemwissen bleiben. Wer sich in Buchhaltung, Personalwesen, Fördermittelverwaltung oder in bestimmte Fachverfahren einarbeitet, steht deutlich besser da. Weiterbildungen führen zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Personalfachkaufmann, zum Bilanzbuchhalter oder über ein Studium in die Verwaltungsleitung.
