Was macht ein kaufmännischer Property Manager?
Ein kaufmännischer Property Manager betreut Immobilien im Auftrag von Eigentümern – Fondsgesellschaften, Versicherungen, Family Offices oder Privatinvestoren. Der Alltag besteht aus Vertragsarbeit und Zahlen: Mietverträge prüfen und anlegen, Indexanpassungen und Staffelmieten umsetzen, offene Posten verfolgen, Mahnläufe anstoßen, Kautionen verwalten. Dazu kommen Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, die je nach Portfolio einen großen Teil des Jahres bestimmen, sowie Budgetplanungen und monatliche oder quartalsweise Reportings an den Auftraggeber.
Ein zweiter Teil der Arbbeit ist Kommunikation. Mieter melden Mängel, wollen Untervermietungen genehmigt haben oder streiten über Abrechnungen. Handwerker, Reinigungsfirmen, Wach- und Gartendienste müssen beauftragt, kontrolliert und bezahlt werden. Mit dem technischen Property Management oder dem Facility Management wird abgestimmt, wer welche Instandhaltung veranlasst und aus welchem Budget sie bezahlt wird. Regelmäßig stehen Objektbegehungen, Übergaben und Abnahmen an, bei Gewerbeflächen auch die Begleitung von Mieterausbauten. Verwaltet wird meist ein Portfolio von mehreren Objekten, häufig in verschiedenen Städten.
Wie wird man kaufmännischer Property Manager?
Der häufigste Weg führt über die dreijährige Ausbildung zum Immobilienkaufmann und einige Jahre in der Miet- oder WEG-Verwaltung. Ebenso verbreitet sind Studienabschlüsse in Immobilienwirtschaft, Betriebswirtschaft oder Facility Management. Quereinstiege gelingen aus der Buchhaltung, dem Bankwesen, der Wohnungswirtschaft oder aus Assistenzpositionen in Verwaltungsunternehmen – vorausgesetzt, kaufmännisches Verständnis und Bereitschaft, sich in Mietrecht einzuarbeiten, sind vorhanden. Weiterbildungen wie Immobilienfachwirt oder zertifizierte Lehrgänge im Property Management verbessern die Position deutlich.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend Bürotätigkeit mit hohem Termindruck. Nebenkostenabrechnungen und Jahresabschlüsse haben feste Fristen, Reportings ebenso, und beides fällt oft zeitlich zusammen. Wer viele Objekte betreut, arbeitet unter Dauerlast; Portfolios sind in vielen Unternehmen größer, als sie sein sollten. Mieterkonflikte, Zahlungsausfälle und unzufriedene Auftraggeber gehören zum Alltag, Konfliktfähigkeit ist keine Zusatzqualifikation, sondern Grundvoraussetzung. Rechtliche Grundkenntnisse im Miet- und Werkvertragsrecht müssen laufend aktualisiert werden.
Die Arbeitszeiten sind normalerweise Bürozeiten, Homeoffice ist in der Branche verbreitet. Dafür fallen Reisen zu Objektbegehungen an, ein Führerschein ist in den meisten Stellen Pflicht. Die Fluktuation in der Branche ist hoch, was einerseits Wechseloptionen schafft, andererseits zu ständig wechselnden Zuständigkeiten und übernommenen Altlasten führt.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, weil institutionelle Eigentümer ihre Verwaltung fast durchgängig auslagern und erfahrene Kräfte knapp sind. Besonders gesucht sind Fachkräfte mit Gewerbeerfahrung, Kenntnissen in Systemen wie SAP RE-FX, iX-Haus oder Yardi und sicherem Englisch für internationale Auftraggeber. Entwicklungswege führen zum Senior Property Manager mit größerem Portfolio, in die Teamleitung, ins Asset Management oder in Spezialistenrollen für Nebenkosten, Vermietung oder Transaktionen. Auch der Wechsel von Dienstleistern auf die Eigentümerseite ist ein üblicher Karriereschritt.