Was macht eine Assistenz des Vorstands?
Hinter der Bezeichnung stecken in der Praxis zwei Ausprägungen, die sich oft überschneiden. Die eine ist die klassische Executive Assistant oder Vorstandssekretärin: Sie führt den Kalender eines oder mehrerer Vorstandsmitglieder, plant Dienstreisen, filtert Anrufe und E-Mails, koordiniert Termine mit Aufsichtsrat, Kunden und Behörden und sorgt dafür, dass Unterlagen rechtzeitig und vollständig vorliegen. Die andere ist der referentennahe Vorstandsassistent, häufig mit Hochschulabschluss, der Entscheidungsvorlagen schreibt, Zahlen aus dem Controlling aufbereitet, Präsentationen für Hauptversammlung oder Aufsichtsratssitzung erstellt und Projekte im Auftrag des Vorstands nachverfolgt. In beiden Fällen gehören Protokolle, Nachhalten von Beschlüssen, vertrauliche Korrespondenz und die Vorbereitung von Gremiensitzungen zum Kern der Arbeit. Ein großer Teil des Tages besteht aus Abstimmung: mit anderen Assistenzen, mit Bereichsleitungen, mit der Rechtsabteilung oder der Unternehmenskommunikation.
Wie wird man Assistenz des Vorstands?
Einen festgelegten Ausbildungsweg gibt es nicht. Für die organisatorische Variante ist eine kaufmännische Ausbildung üblich, etwa als Kauffrau für Büromanagement oder Industriekaufmann, ergänzt durch einige Jahre Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Teamassistenz. Weiterbildungen wie die IHK-Prüfung zur Geprüften Management-Assistenz oder zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation verbessern die Chancen. Für die referentennahe Variante erwarten Unternehmen meist ein abgeschlossenes Studium, häufig Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft oder Jura, manchmal auch erste Erfahrung aus Beratung oder Konzernstrategie. Quereinstieg gelingt vor allem aus Assistenzstellen auf Bereichs- oder Geschäftsführungsebene. Verhandlungssicheres Englisch wird fast überall vorausgesetzt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeitszeiten richten sich nach dem Terminplan des Vorstands, nicht nach festen Bürozeiten. Vor Aufsichtsratssitzungen, Quartalsabschlüssen oder Hauptversammlungen sind lange Abende und Erreichbarkeit am Wochenende verbreitet. Der Druck ist hoch, weil Fehler unmittelbar auf der obersten Ebene sichtbar werden. Dazu kommt ständiger Umgang mit vertraulichen Informationen zu Personalien, Übernahmen oder Finanzzahlen, was absolute Verschwiegenheit verlangt. Viele empfinden die Abhängigkeit von einer einzelnen Führungsperson als belastend: Wechselt der Vorstand, ändern sich Arbeitsstil und Erwartungen, manchmal endet auch die Stelle. Die eigene Arbeit bleibt oft im Hintergrund, Anerkennung kommt selten öffentlich. Gefragt sind Belastbarkeit, diplomatisches Geschick und die Fähigkeit, Prioritäten mehrerer Personen gleichzeitig zu verwalten.
Aussichten
Stellen gibt es vor allem in Konzernen, Banken, Versicherungen, Verbänden und größeren Mittelständlern, entsprechend konzentriert in Wirtschaftszentren wie Frankfurt, München, Hamburg, Düsseldorf und Stuttgart. Die Zahl der Positionen ist begrenzt, der Bedarf aber stabil, da jede Unternehmensleitung Unterstützung braucht. Routineaufgaben wie Terminabstimmung oder Reisebuchung werden zunehmend digitalisiert, dafür gewinnen Projektkoordination, Datenaufbereitung und Kommunikationsaufgaben an Gewicht. Für die referentennahe Variante ist die Stelle oft ein Sprungbrett, nach zwei bis vier Jahren folgt häufig eine Führungsposition in einem Fachbereich, im Strategiebereich oder in der Unternehmensentwicklung. In der organisatorischen Variante führt der Weg eher zur Leitung eines Vorstandsbüros oder zur Office-Management-Leitung.
