Was macht ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement?
Kaufleute für Büromanagement halten die Verwaltung am Laufen. Sie nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails, sortieren die Post und leiten Anliegen an die zuständigen Stellen weiter. Sie schreiben Briefe und Protokolle, führen Termine und Kalender, bereiten Besprechungen vor und organisieren Dienstreisen. Dazu kommen kaufmännische Aufgaben: Angebote und Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge prüfen, Material bestellen, Belege für die Buchhaltung vorbereiten. Je nach Betrieb übernehmen sie auch Personalverwaltung, etwa Urlaubsanträge, Arbeitszeiterfassung oder Unterlagen für Neueinstellungen. In Bildungseinrichtungen und sozialen Trägern verwalten sie häufig Teilnehmerdaten, Anmeldungen, Förderanträge und die Abrechnung mit Kostenträgern wie Jobcenter, Krankenkassen oder Kommunen. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Computer mit Office-Programmen, Datenbanken und branchenspezifischer Verwaltungssoftware.
Wie wird man Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement?
Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung über drei Jahre in Betrieb und Berufsschule, die mit der Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer abschließt; im öffentlichen Dienst ist teils die jeweilige Behörde zuständig. Die Prüfung ist gestreckt: Ein erster Teil findet etwa zur Mitte der Ausbildung statt. Zusätzlich wählt jeder Auszubildende zwei Wahlqualifikationen, zum Beispiel Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung oder öffentliche Verwaltung. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, Betriebe stellen aber überwiegend Bewerber mit mittlerer Reife oder Abitur ein. Mit Abitur lässt sich die Ausbildung oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Eine Ausbildung in Teilzeit ist möglich und wird gerade von Eltern genutzt. Für Quereinsteiger gibt es Umschulungen von meist 24 Monaten, die häufig von der Agentur für Arbeit gefördert werden.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber sitzend und bildschirmlastig; Rücken- und Augenbeschwerden sind ein bekanntes Thema. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Teilzeit ist verbreitet und vergleichsweise leicht zu bekommen. Belastend sind eher ständige Unterbrechungen: Telefon, Publikumsverkehr und Rückfragen aus dem Kollegium laufen gleichzeitig mit Aufgaben, die Konzentration verlangen. Wer im Sekretariat einer Schule oder am Empfang eines sozialen Trägers sitzt, hat oft mit gestressten oder verärgerten Menschen zu tun. Fristen bei Abrechnungen und Anträgen erzeugen Druck. Viele Tätigkeiten wiederholen sich, und die Arbeit wird von außen wenig wahrgenommen, solange sie funktioniert. Sorgfalt, ein sicherer Umgang mit Sprache und Zahlen sowie Diskretion im Umgang mit Personal- und Klientendaten sind Grundvoraussetzungen.
Aussichten
Der Beruf gehört seit Jahren zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist die Konkurrenz um gut bezahlte Stellen. Gleichzeitig wird Verwaltungspersonal überall gebraucht, besonders im öffentlichen Dienst, wo viele Beschäftigte in den Ruhestand gehen. Die Digitalisierung verändert den Beruf deutlich: Einfache Tätigkeiten wie Ablage und Datenerfassung fallen zunehmend weg, gefragt sind Kenntnisse in Software, Prozessorganisation und Datenschutz. Wer sich weiterbildet, kommt voran, etwa zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation, zum Wirtschaftsfachwirt, zur Personalfachkauffrau oder zum Bilanzbuchhalter. Im öffentlichen Dienst führt der Verwaltungslehrgang zu höheren Entgeltgruppen. Möglich sind auch Wege in die Assistenz der Geschäftsführung, ins Office-Management, in die Teamleitung oder ein berufsbegleitendes Studium.
