Chefarztsekretär

Was macht ein Chefarztsekretär?

Das Chefarztsekretariat ist die Schaltstelle einer Klinikabteilung. Hier laufen Anfragen von Patienten, Hausärzten, anderen Kliniken, Versicherungen und Anwälten zusammen. Chefarztsekretäre führen den Terminkalender des Chefarztes, koordinieren Sprechstunden und Operationstermine, organisieren Besprechungen, Visiten und Dienstreisen und halten den Überblick über Fristen.

Ein großer Teil der Arbeit besteht im Schreiben und Prüfen medizinischer Dokumente. Arztbriefe, Befunde, Gutachten und Operationsberichte werden nach Diktat erfasst oder aus Spracherkennungstexten korrigiert, mit der Patientenakte abgeglichen und versandt. Dazu kommt die Abrechnung wahlärztlicher Leistungen nach GOÄ, die Vorbereitung von Unterlagen für die Kodierung sowie Schriftverkehr mit Kostenträgern. In Universitätskliniken gehören Lehr- und Forschungsaufgaben dazu: Prüfungstermine, Publikationslisten, Anträge, Kongressanmeldungen.

Hinzu kommt der Umgang mit Menschen in Ausnahmesituationen. Angehörige rufen an, weil sie Auskunft wollen, Patienten drängen auf einen früheren Termin, Kollegen brauchen sofort einen Befund. Vieles davon muss abgewogen, priorisiert und höflich abgefedert werden, ohne die Schweigepflicht zu verletzen.

Wie wird man Chefarztsekretär?

Es gibt keine eigene Ausbildung. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, meist Kaufmann im Gesundheitswesen, oder über die Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten mit anschließender Erfahrung im Klinikbetrieb. Auch Bürokaufleute, Rechtsanwaltsfachangestellte oder Fremdsprachenkorrespondenten kommen in den Beruf, wenn sie sich medizinische Terminologie und Abrechnungskenntnisse aneignen. Verbreitet sind Weiterbildungen zur Medizinischen Schreibkraft, zur Arztsekretärin oder zur Fachkraft für Privatliquidation, oft in Teilzeitform an privaten Bildungsträgern oder Kliniksakademien.

Entscheidend ist in der Praxis weniger das Zertifikat als die Sicherheit in der Fachsprache, ein hohes Schreibtempo und die Fähigkeit, ein Sekretariat allein zu führen. Wer aus einer Klinikstation oder einem Facharztsekretariat aufsteigt, hat gute Karten.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeitszeiten liegen meist in normalen Bürostunden, oft aber mit langen Tagen, wenn Sprechstunden ausufern oder Diktate liegen bleiben. Schichtdienst gibt es nicht, dafür schlechte Vertretbarkeit: Fällt das Sekretariat aus, stockt die Abteilung. Der Ton in Kliniken kann fordernd sein, Hierarchien sind ausgeprägt, und wer die Erwartungen eines Chefarztes nicht schnell liest, hat es schwer. Die Arbeit erfordert Diskretion, Belastbarkeit bei Dauerunterbrechungen und Genauigkeit, weil Fehler in Arztbriefen Folgen haben. Belastend empfinden viele die Konfrontation mit schweren Krankheitsverläufen und mit verzweifelten Angehörigen am Telefon.

Aussichten

Die Nachfrage ist stabil. Kliniken finden schwer Personal, das medizinische Terminologie und Abrechnung gleichzeitig beherrscht. Spracherkennung und Schreibdienste haben das Diktieren verändert, den Bedarf an Organisation und Prüfung aber nicht verringert. Entwicklungswege führen in die Leitung eines Zentralsekretariats, in die Privatliquidation, ins Medizincontrolling, in das Case Management oder in die Verwaltungsleitung einer Abteilung. Wer sich in Kodierung oder Qualitätsmanagement weiterbildet, verlässt das Sekretariat häufig ganz.